Project Managment

Чтобы не потерять задачи, а сними время и деньги, каждой команде нужен удобный сервис для управления задачами. Все западные таск-трекеры ушли из России. К счастью, отечественные разработки давно не уступают по крутости. Мой личный топ российских программ для управления проектами выглядит так:

1. YouGile

Система управления проектами, в которой каждая задача — это чат. Бесплатно для команд до 10 человек без ограничений по функциям и времени.

Сильные стороны. Легко начать работу и вовлечь команду благодаря простому интерфейсу, общение затягивает в решение задач. Частые обновления и активно развивающееся мобильное приложение. Возможность быстро создавать собственные уникальные автоматизации и интеграции со сторонними сервисами.

Особенности:

• Чат внутри каждой задачи и полноценный мессенджер. Реакции, обмен файлами, встроенная запись экрана, автоматическая расшифровка голосовых сообщений.

• Десятки готовых расширений (например, интеграция с Telegram) и возможность создавать свои.

• Сводки — отчеты в виде колонок. Можно вывести задачи из всех проектов по определенным критериям и видеть общую картину.

• Зеркальные колонки. Синхронизированные копии задач для связи отделов или команд.

• Открытые доски, доступные по ссылке. Без ограничений по количеству гостевых пользователей.

Кому подойдет. Бывшим пользователям Trello. Небольшим командам. IT-компаниям, стартапам, строительным и производственным компаниям, отделам продаж и маркетинга. А также любым командам до 10 человек, так как им система доступна бесплатно.

2. Pyrus

Cервис управления проектами, документооборотом и бизнес-процессами внутри компании.

Сильные стороны. Удобный интерфейс, автоматизация согласований, интеграция с электронной подписью, автоматизация документооборота, построение бизнес-процессов, управление задачами, совместная работа с файлами.

Особенности:

• Работа с документами под ключ. Интеграции с СБИС, Контур.Диадок и 1С. Автоматизации бизнес-процессов.

• Маршруты для согласования документов. Параллельное согласование задач и документов со сроками и ролями на каждом этапе.

• Шаблоны документов. Все договора, счета и коммерческие предложения на корпоративных бланках. Данные заполняются автоматически из формы.

Кому подойдет. Компаниям, которым важна автоматизация документооборота и согласований, консалтинговым, страховым, юридическим фирмам, бухгалтерам, банкам, отделам кадров.

3. Мегаплан

СRM-система, управление проектами и бизнес-аналитика в одном решении.

Особенности:

• Комплексное решение для управления бизнесом, объединяющее CRM и управление проектами, интеграция с 1С.

• Автоматические сценарии продаж. Сделку можно оформить из карточки задачи.

• База знаний и регламентов. Для создания общего хранилища информации для всей команды.

• Видеосвязь для быстрых совещаний и обучающих вебинаров внутри системы.

Сильные стороны. CRM, управление проектами, задачами, складом, финансами, коммуникации, работа с подрядчиками, интеграция с телефонией и почтой.

Кому подойдет. Компаниям малого и среднего бизнеса, отделам продаж, маркетинга и управления проектами, для ведения клиентов (CRM).

4. Kaiten

Cервис c всеми необходимыми инструментами для работы по методу Kanban.

Особенности:

• Автоматизация. Можно автоматизировать рутинные повторяющиеся задачи с помощью правил, задать ряд условий и более 300 действий.

• Группы пользователей. Удобно для больших команд от 100 человек, можно сделать разбивку по командам, отделам и уровням доступа.

• User Story mapping. Чтобы составлять карты пользовательских историй и связывать истории с задачами на досках.

• Единое рабочее пространство и комбинированные доски на одном экране

Сильные стороны. Визуализация рабочего процесса , прозрачность , конструктор бизнес-процессов, работа по спринтам, автоматический импорт из Jira и Trello.

Кому подойдет. Командам, использующим Kanban, отделам маркетинга и продаж, аутсорсинговым компаниям в сфере консалтинга, маркетинга и IT, привыкшим к Trello.

5. WEEEK

Виртуальный офис: CRM-система, база знаний, планировщик.

Особенности:

• База знаний. Для хранения и организации командных и приватных документов.

• Связь сделок с задачами. Можно создавать задачи прямо в сделке, не переключаясь на доску задач, например: отправить договор клиенту.

• Помодоро-таймер. Выбор собственных интервалов для работы и отдыха по методу Pomodoro, например: 30 минут фокуса и 5 минут отдыха.

• 15 цветов для интерфейса. Для кнопок, обводок, фона и иконок.

Сильные стороны. Простой интерфейс, канбан-доски, интеграция с Google Calendar, Telegram, высокая детализация задач, гибкие уведомления.

Кому подойдет. Фрилансерам для управления личными задачами и проектами, креативным командам, стартапам, дизайн-бюро.

6. Планфикс

Система-трансформер, предназначенная для управления работой всех подразделений компании.

Особенности:

• Очереди задач. Позволяют распределять задачи по приоритету. Есть стандартная система приоритетов, можно добавить свою личную.

• Контроль поручений. Автоматические проверки и предупреждения, напоминания и правила – целая система.

• Автоматическое распределение задач. Задачи равномерно распределяются по сотрудникам. Удобно для отдела продаж или службы поддержки.

• Встроенная CRM, которая трансформируется под нужный процесс продаж.

Сильные стороны. Гибкая настройка, автоматизация бизнес-процессов, интеграция с телефонией и почтой, широкий функционал, работа с документами, CRM, мощный конструктор отчетов, автоматический импорт из Trello.

Кому подойдет. Компаниям малого и среднего бизнеса, отделам продаж, сервиса и поддержки, нуждающимся в глубокой кастомизации.

7. Shtab

Cервис для прозрачной совместной работы, который объединяет менеджер задач, финансовый учет и аналитику.

Особенности:

• Контроль сотрудников. Автоматические скриншоты, отслеживание активности сотрудника в процентах. Можно смотреть, сколько часов и минут ушло на конкретную задачу.

• Неограниченное количество статусов задач. Разные обозначения, цвета, объединение статусов в один.

• Шеринг карточки. Можно отправлять ссылки на карточки задач внешним пользователям, клиентам и фрилансерам, даже если они не зарегистрированы в системе.

• Механизм проверки результата. Все исполнители и проверяющие ставят галочки, только после этого задача считается выполненной.

Сильные стороны. Удобный интерфейс, встроенный чат, канбан-доски, интеграция с Google Drive, контроль сотрудников (скриншоты, отслеживание активности), управление финансами (расчет зарплаты, планирование бюджета), управление задачами (канбан, календарь, диаграмма Гантта).

Кому подойдет. Командам, которым важна совместная работа над задачами, удаленным командам, для работы с фрилансерами.

А можно продолжать работать в Exel и страдать! Выбор за вами ;)

В последнее время в кругах экспертов и бизнес-сообщества все чаще звучит тема AI-агентов – автономных систем, способных не просто выполнять рутинные задачи, но и принимать решения, оптимизировать процессы и учиться на огромных массивах данных. Я давно интересуюсь тем, как новые технологии могут изменить наш подход к управлению проектами, финансовому контролю и инженерному проектированию.

Недавно я изучала книгу «Agentic AI – the new frontier in GenAI», и вот несколько инсайтов, которые меня зацепили:• Эволюция от простых систем на правилах до сложных мультиагентных платформ, обрабатывающих текст, изображения и аудио.
• Бесшовная интеграция AI-агентов в существующие бизнес-процессы для повышения оперативности и точности принятия решений.• Экономический эффект: сокращение затрат, рост эффективности и новые возможности для оптимизации.
Исходя из моего опыта я вижу большой потенциал в следующих направлениях для разработки AI-агентов:
✅ Управление проектами и изысканиями:
Агент, который будет отслеживать ход выполнения проектов, прогнозировать риски, предупреждать о задержках или перерасходах и анализировать эффективность работы команды.
✅ Финансовый контроль и оптимизация ресурсов:Система для анализа финансовых показателей в реальном времени, контроля целевого использования ресурсов и выявления отклонений, что поможет сократить потери и ускорить оборачиваемость оборотных средств.
✅ Аналитика данных в энергетике:
Решение для сбора и анализа данных в сфере энергетики, прогнозирования потребления и оптимизации затрат, позволяющее повысить эффективность энергетических процессов.
✅ Управление проектной документацией:Инструмент для автоматизации обработки и согласования проектной документации, контроля сроков и качества выполнения работ, с интеграцией в существующие системы (например, DocsVision, 1С).
✅ Поддержка инженерных расчетов и проектирования:
Агент, помогающий выполнять теплотехнические расчеты для систем отопления, вентиляции и кондиционирования, ускоряющий подготовку проектной документации и предлагающий оптимальные инженерные решения.
Каждое из этих направлений может стать отличной отправной точкой для реализации инновационных проектов в нашей сфере. AI-агенты – это не просто модное слово, а реальные инструменты для повышения эффективности и конкурентоспособности бизнеса.
А какое направление кажется вам наиболее интересным? Давайте обсудим идеи и возможности внедрения этих технологий в наших процессах!

Ты предприниматель. На деле же ты и бухгалтер, и менеджер, и курьер, и саппорт, и юрист и ещё десяток ролей в одном лице. Бизнес есть, но работает он на тебя, а не вместо тебя.

Я, как и многие, раньше по утрам видел только сотни уведомлений: «Подпишите документ», «Оплатите счёт», «Клиенту срочно нужна консультация». Однажды я понял: так не должно быть. Если ты постоянно тушишь пожары, значит, системы нет. А бизнес без системы — это хаос с доходами.

Поделюсь техниками, которые давно использую в бизнесе и которые помогли мне выбраться из операционки и освободить время.

1. Самодиагностика

Первый шаг — честно ответить на вопрос: ты предприниматель или просто сам себе начальник? Если ты застрял в операционке, значит, ты не владелец бизнеса, а наёмный сотрудник без зарплаты.

Разберись со своей ролью. Я использую метод «Колесо баланса». Вы можете найти себе какую-то другую схему, но смысл в том, чтобы оценить, в каких сферах жизни ты доволен, а где провал. Если бизнес отнимает у тебя всё время, а здоровье и семья в нулях — пора что-то менять.

Определи свой тип: рационал или иррационал. Это поможет выбрать подход к делегированию. Если ты «рационал» — подойдет строгая система, чёткое планирование и последовательность. Если же — «иррационал», скорее всего, нужен кто-то, кто будет следить за порядком, например, ассистент, а ты останешься источником идей и креативных решений.

2. Хронометраж недели

Целую неделю записывай всё, что ты делаешь каждые 15 минут. Не просто «звонил клиенту», а «обсуждал правки в договоре с ООО «Ромашка». Результат шокирует. Однажды я обнаружил, что трачу 95 часов в месяц на работу менеджера по продажам. Хотя давно мог бы передать это команде.

3. Информационный хаос

Ты — главный узел, через который проходит всё: письма, звонки, вопросы. Это хаос, с которым можно и нужно бороться. Структурируйте эти потоки.

Я использую простую систему обработки входящих:

• Срочные — реагирую лично.

• Важные — делегирую.

• Рутинные — автоматизирую.

4. Твоя роль в бизнесе

Честно пропиши, какие конкретно функции ты выполняешь. Скорее всего, у тебя десятки ролей, и это ненормально.

• Ты сам ведёшь бухгалтерию? Отдай её на аутсорс.

• Ты сидишь в маркетинге? Найми специалиста.

Любой процесс, который можно передать, должен быть передан. В этом будет легко разобраться, если ты сделаешь хронометраж недели.

Для меня одной из самых сложных ролей для передачи стала операционная деятельность. Например, я долго не мог отказаться от задач логистики. Мне казалось, что только я могу правильно организовать поставки, договариваться с партнёрами и контролировать качество. Но как только я нашел нужного человек, передал дела, освободилось огромное количество времени, а процессы стали работать даже лучше, чем при моём участии.

5. Оптимизация рабочего дня

• Твой день — это не просто поток задач, а инструмент для достижения результата.

• Определи пиковые часы продуктивности — работай в это время над ключевыми задачами.

• Назначь один день в неделю чисто под стратегию — без встреч и суеты.

• Убери многозадачность — она крадёт эффективность.

Я, например, утром занимаюсь спортом, потом сажусь за работу, после обеда — встречи. С этого года выделил один день на стратегию — бизнес получил мощный буст. А каждый квартал пересматриваю график под новые приоритеты.

6. Техника «Хранитель времени»

Перед тем как взяться за любую задачу, я задаю себе три вопроса:

• Должен ли это делать именно я?

• Что произойдёт, если я этого не сделаю?

• Кому я могу это делегировать?

Ответы на эти вопросы освободят тебе много времени.

7. Информационный детокс

Выключи лишние уведомления. Ограничь соцсети. Раздели рабочие и личные чаты. Всё, что мешает фокусу — это мусор.

Я в Telegram разделил чаты по папкам. Теперь, когда работаю, не вижу бесполезные каналы. Фокус не страдает.

8. Один рабочий мессенджер

Возьми за правило, все переписки, файлы, обсуждения — в одном месте. Я давно вывел всё рабочее общение в Битрикс. Никаких задач в WhatsApp, Telegram или Instagram. Личное — отдельно, работа — отдельно.

9. Центр управления задачами

Сейчас много разных систем управления задачами. Kanban-доски, Trello, Asana итд — выбери инструмент, который позволит видеть всю картину бизнеса. Что сейчас в работе? Кто за что отвечает? На какой стадии проекты?

С самого начала я внедрил Bitrix24. У нас отдельная доска для стратегии, отдельные — для мелких задач. Это убрало потери информации и избавило от бесконечных вопросов «А на каком этапе у нас это?». Это один из самых удачных инструментов, который я внедрил с первых дней автоматизации.

10. Делегирование по касательной

Если к тебе приходят с вопросом, не давай ответ сразу. Спрашивай: Какие есть варианты решения? Что ты предлагаешь? Сотрудники должны учиться решать проблемы сами. Если идут за решением каждой мелочи — ты диспетчер, а не руководитель. Твоя задача — контроль результата, а не процесса.

Когда я начал делегировать, в голове была установка: «Они сделают плохо». Но потом понял: лучше 100 выполненных задач, пусть и с ошибками, чем три идеальные, но сделанные мной.

Вместо бесконечного контроля я внедрил простые правила:

• Команда сама анализирует задачу перед стартом.

• Согласовывает со мной один раз.

• Дальше только уведомляет о ходе работы.

Попробуйте внедрить эти принципы. Выйти из операционки реально. Главное — не контролировать всё, а строить систему, которая работает без тебя.

Бизнес должен работать без вас. Пока вы диспетчер процессов, а не стратег — о масштабировании можно забыть.

Подписывайтесь на мой Telegram-канал. Там я регулярно делюсь практическими советами, кейсами и стратегиями, которые помогают выстраивать эффективный бизнес.

Поздравляю! Теперь ты — руководитель. У тебя есть шанс сразу заявить о себе, используя проверенные стратегии управления. Чтобы закрепить свой авторитет и показать команде, кто здесь главный, следуй этим 10 рекомендациям:

Контролируй всё и вся
Каждая мелочь должна быть под твоим полным контролем. Никому нельзя доверять — иначе зачем вообще ты стал руководителем?

Будь всегда прав
Ошибки? Не про тебя. Признать ошибку — значит поставить под сомнение своё главенство. Если что-то пошло не так, немедленно найди виноватого.

Никогда не интересуйся мнением команды
Совещания, где обсуждают идеи команды — пустая трата времени. Твои решения априори лучше.  В конце концов, это ты руководитель, а не они.

Не трать время на обратную связь
Обратная связь — это лишнее. Точка.

Игнорируй успехи, о которых ты не просил
Если команда добилась чего-то самостоятельно, это её проблема. Главное, чтобы никто не забывал, кто здесь главный.

Люди заменимы, важно это подчеркивать
Регулярно напоминай сотрудникам, что они не уникальны, их всегда можно заменить. Эта мысль идеально поддерживает боевой дух и вдохновляет на подвиги.

Будь непредсказуемым
Меняй свои решения на ходу, отменяй встречи или задачи без предупреждения. Пусть команда всегда будет в состоянии лёгкого шока. Это держит сотрудников в тонусе и учит гибкости.

Сравнивай сотрудников друг с другом
Всегда подчёркивай, кто работает лучше, а кто — хуже. Это создаёт здоровую конкуренцию и помогает выжить сильнейшим.

Карай за инициативу
Инициативу нужно пресекать на корню, особенно если она не была согласована с тобой. Идеальный способ — собрать всех сотрудников и публично разобрать нарушителя.

Игнорируй конфликты
Никогда не вмешивайся. Это лишняя трата времени. Пусть всё решается само собой. Выживут сильнейшие.

Соблюдая эти рекомендации, ты сможешь установить полный контроль и создать уникальную атмосферу, в которой вся команда будет работать исключительно на твой авторитет.

Подписывайтесь на мой телеграм-канал — там ещё больше инсайтов из мира IT: рассуждаю о лидерстве, даю советы по профессиональному и личностному росту, рассказываю про технологии, нейросети и ИИ.