Систематизация

Знакомьтесь, Хлоя и Настасья — СЕО коммуникационного агентства Ångstrem.

Вот их соцсети: @nastasy_bond и @chloe_acv

Мы познакомились с Хлоей на оффлайн-мероприятии. А через неделю нам в Директ написала Настасья с таким запросом:

Стало понятно, что работать нужно над системной организацией задач и созданием единого инфопространства, которое придаст прозрачность работе как для сотрудников, так и для клиентов ✨

В агентстве уже была проджект-менеджер Гузель, которая увязла по горло в административных делах: постоянно контролировала сроки, задачи, все-все чаты, а это

• чат команды проекта * 4 проекта

• чат команды проекта с клиентом * 4 проекта

• чат всего агентства

• чат с фотографом

Итого минимум 10 групповых чатов + бесконечные личные диалоги!😱

Девушки также пробовали использовать Google-таблицы и Trello в качестве инструментов, которые объединят и систематизируют информацию по каждому проекту.

Но и в этом случае

🙅🏻‍♀️ негде записывать KPI, которые должны выполнять сотрудники,

🙅🏻‍♀️ негде посмотреть список задач по исполнителю,

🙅🏻‍♀️ нет календаря встреч/планёрок/значимых дат по проектам,

🙅🏻‍♀️ руководителю невозможно увидеть полный срез ситуации по каждому проекту,

🙅🏻‍♀️ негде записывать инфу по клиентским кейсам (как то, что вы сейчас читаете),

🙅🏻‍♀️ и наконец негде записывать дни рождения, которые ребята отмечают всем агентством... 🎂

Наше решение — провести анализ бизнес-процессов и внедрить “онлайн-офис”.

1️⃣ Шаг 1. Анализ бизнес-процессов

На этом этапе мы созваниваемся с руководителями — теми, кто имеет ПОЛНОЕ представление обо всех процессах агентства. В течение 1-2 часов:

1. Расписываем сценарии работы.

   (как происходит коммуникация с их клиентами, когда подключаются сотрудники, что обсуждается на планёрках, как происходит процесс найма сотрудников и т.д.)

2. Смотрим, какие шаги из этих сценариев можно подсоединить к Notion. Определяем точки касания с системой.

3. Определяем разделы будущей системы в Notion.

В итоге получаем такой документ...

2️⃣ Шаг 2. Создание системы в Notion

... по которому в итоге мы создали тот самый ОНЛАЙН-ОФИС СММ-агентства ➡️

[ниже приведены тестовые данные]

• ➡️ со страницей только для админов (Хлои, Настасьи и Гузель)

• ⏩ с базой клиентов, аналогом CRM для небольших компаний

• ⏩ с персональной информацией по сотрудникам

• ⏩ со срезом задач по сотрудникам и проектам, необходимым для руководителей

• ➡️ со страницей для всей команды

• ⏩ с личными кабинетами для каждого сотрудника

• ⏩ с календарём ключевых дат по проектам и встречами

• ⏩ с базой проектов

• ⏩ с задачами, медиа-материалами и необходимыми ссылками по каждому проекту

3️⃣ Шаг 3. Обкатка и использование системы

👩🏻‍💻 Результат

Разгруженный проджект-менеджер, у которого больше не дымится голова от необходимости запоминать каждую мелочь

Чаты остались лишь для живого общения, больше никакой постановки и контроля задач в мессенджерах

Руководители имеют 24/7 доступ к текущему состоянию проектов без необходимости вытягивать информацию из сотрудника

Виртуальный офис для команды, которая объединена общим делом, но разбросана по всей России

Система Notion полностью заменила Trello и часть Google-таблиц (в GT остались лишь финансовые модели)

Резюмируем:

💡 Пока ваши масштабы ещё не выросли до большой компании, а количество проджектов не больше 1 — не спешите расширять штат и нанимать всё новых и новых менеджеров.

Ещё не поздно выстроить такую систему, которая будет работать как конвейер. Самостоятельно. А вам или менеджеру нужно будет лишь поддерживать её, занося нужную информацию в нужные страницы.

Если не хотите тратить кучу времени на попытки организации работы вашей команды, мы проведём для вас бесплатную диагностическую консультацию.

Мы расскажем, как именно в вашем случае виртуальное пространство в Notion поможет сэкономить минимум 1 час/день вам или вашему проджекту 😊

Для этого напишите нам в Телеграм:
"Здравствуйте, я к вам за консультацией по Notion"

https://t.me/asnotion_ru

Шаг 3. Анализ текущих процессов.

Проанализируйте и оцените текущие процессы в вашей компании. Обратите внимание на процессы привлечения клиентов, сбор обратной связи, продажи, документооборот, бухгалтерию, поддержку сайта, ведение соцсетей, поиск и найм сотрудников, делегирование задач, стратегическое планирование и другие важные бизнес-процессы, специфичные для вашей отрасли.

Шаг 4. План улучшения процессов.

Составьте план по улучшению процессов. Вы можете выбрать разные подходы:

• Постепенно улучшать процессы, начиная с привлечения клиентов и последовательно переходя к другим областям.

• Оценить каждый процесс и сначала заняться теми, у которых самая высокая оценка, чтобы быстро довести их до идеала. Затем обратите внимание на процессы с наименьшей оценкой, требующие больше времени. В конце займитесь процессами, находящимися посередине.

Ваш план систематизации бизнеса может быть таким.

Шаг 5. Разработка регламентов.

Составьте регламенты и алгоритмы действий для каждой задачи, за исключением творческих. Это поможет создать единый подход, который будет понятен каждому сотруднику, даже тем, кто только что присоединился к вашей команде.

Пример регламента обработки заявок с сайта.

Шаг 6. Автоматизация задач.

Автоматизируйте задачи, связанные с систематизацией бизнеса. Рассмотрите возможность разработки чат-бота или внедрения сервисов, которые могут помочь сократить ручной труд и повысить эффективность процессов.

Также можно внедрить виртуальное пространство для удобного обзора работы всей команды.

Шаг 7. Обучение команды.

Обеспечьте свою команду необходимыми навыками и знаниями для эффективного выполнения задач по систематизации. Проведите обучение новым процессам и инструментам, чтобы каждый член команды чувствовал себя уверенно и знал, как использовать систематизацию в своей работе.

Посмотреть, как мы помогаем с систематизацией, можно на нашем сайте (одноимённый с названием аккаунта). Дабы заинтересовать, скажу, что в багаже работа с 60+ клиентами из 27 ниш: от маркетинговых агентств до производства металлоконструкций.

А насколько вы оцениваете систему в вашем бизнесе?

Конечно, главный вопрос, как это все систематизируется в аналоговом виде.

Да, примерно, также.

Есть крупные альбомы: Искусство, Морфлот, Политика, Спорт и пр.

А уже внутри альбомов я все-все календарики раскладываю от старшего к младшему: условно, от 1960 до 2022 года.

Это позволяет упростить поиск дубликатов и помогает заменять мятые календарики на более новые, если того требуют обстоятельства.

Например, когда я покупаю коллекцию, я отбираю календарики по теме: ниже пример Мультиков.

Потом раскладываю их картинкой вниз по годам, а потом в аналоговой коллекции проверяю на соответствие среди всех датированных этим годом.

Часто бывает, что у меня в коллекции календарик худшего качества - его я достаю, а лучший кладу на его место. И вроде ничего не добавила, но качество улучшила.

Так, из Белгородской коллекции (про нее тут - Как я пополняю коллекцию карманных календариков. 2 дня из жизни) я заменила много календарей из серии украинских актеров 1978 года. В моем наборе у многих был испорчен задник (есть много коллекционеров, которые клеили календари в альбомы на скотч). А теперь новые и красивые нашли свое место в коллекции.

Картинки прилагаю)

Зачем это нужно? Всё очевидно. Если элементарную задачу (например поиск картинки) можно сделать в 1-2 клика, вместо 5-6, то выполнение тысяч иных однотипных задач, в перспективе сэкономит уйму времени. Я перетестировал суммарно более 300 различных расширений для браузеров для движке Chromium и сегодня делюсь лучшими + бекапы настроек для них, которые Вы легко можете импортировать (подробности в каждом видео).

Лирическое отступление: в качестве основного браузера я использую EDGE от мелко-мягких. Основная причина - нет необходимости заводить дополнительную учётку для облачной синхронизации. Но данный ТОП актуален для любого браузера на движке Chromium (почти все современные браузеры), так как расширения для них универсальны.

Чтобы разрешить в EDGE использовать расширений из других магазинов, сделайте следующее:

1. НОВАЯ ВКЛАДКА INFINITY (PRO)

Функционал: Невероятно функциональное расширение, позволяющее полностью под себя персонализировать стартовое окно браузера. Огромное, не имеющее аналогов количество настроек, встроенные инструменты "заметки", "задачник" и иные, позволили мне добиться от браузера того, чтобы он выглядел и работал именно так, как удобно мне. Ничего лишнего, всё под рукой и при этом относительно стильно. PRO версия доступна после регистрации бесплатно. После установки, вновь зайдите в список установленных расширений и вручную активируйте.

Ссылки: расширение + бекап настроек

2. SEARCH BY IMAGE

Функционал: позволяет искать интересующее нас изображение через контекстное меню на десятках различных ресурсов. Я для себя оставил в настройках только YA/Google, но в полный перечень входят:

Google Images, Bing Images, Yandex.Images, Baidu Image Search, Sogou Images, TinEye Reverse Image Search, Karma Decay, trace.moe, SauceNAO, IQDB, Ascii2d, Getty Images, iStock, Shutterstock, Adobe Stock, Depositphotos, Pinterest, 360 Search, Jingdong, Taobao, Alibaba China, Mail.ru, Image Search, Dreamstime, Alamy, 123RF, eSearch plus, TMview, Global Brand Database, Madrid Monitor, Australian Trade Mark Search, Australian Design Search, IPONZ Trade Mark Check, Graphic Image Park, PimEyes, Stocksy United, Pond5, PIXTA, IKEA, Reddit Repost Sleuth, Unsplash, SHEIN, LykDat, Wildberries, Google Lens

Ссылка: расширение

3. SELECTION SEARCH

Функционал: поиск по выделенному тексту на сайтах поисковых систем, имейдж бордах, википедии, торрентах и любой иной платформе, где в принципе есть поиск по контенту. Нереально полезное расширение, заметно упрощающее поисковую активность в интернете.

Ссылки: расширение + бекап настроек

4. ЖЕСТЫ SMARTUP

Функционал: зажимая правую кнопку мышки, жестами управляем любыми процессами в браузере. Экономит кучу времени, избавляя от лишних телодвижений. Для себя я сделал следующие настройки:

жест вверх: новая вкладка

жест вниз: закрыть текущую

жест влево/вправо: переключиться на вкладку слева/справа

жест вниз + вверх: перезагрузить страницу с очищенным кэшем

жест вверх + вниз: раскрыть окно браузера на весь экран

жест влево + вправо: открыть код страницы

жест вправо + влево: открыть папку загрузок

жест вниз + вправо: открыть последнюю закрытую вкладку

жест вниз + влево: свернуть окно браузера

жест вправо +влево + вправо: преобразовать выделенный текст в речь

Ссылки: расширение + бекап настроек

5. EMOJI

Функционал: в кой то веке удобная и простая панелька со "смайликами". Главное отличие от аналогов: большой размер самих смайлов в окне выбора. Присутствует возможность поиска на русском языке, копирование в буфер обмена происходит автоматически.

Ссылка: расширение

6. TEXT TOOLS

Функционал: маленькое, но очень гордое расширение, позволяющее на лету преобразовывать регистр текста из буфера обмена. Особенно полезно, когда надо преобразовать текст на чужеродном языке, а добавлять новую раскладку клавиатуры для этого, явный перебор.

Ссылка: расширение

7. READ LATER

Функционал: тот случай, когда название говорит само за себя. Сохраняем любую интернет страницу для просмотра "потом". Главное отличие от всех аналогов: минимум кликов. Программа сама добавляет страницу в список сохраненных, сама её от туда убирает, когда Вы её открываете. Удобно и быстро, всё, как я люблю.

Ссылка: расширение

8. DOWNLOAD MANAGER

Функционал: отличная альтернатива встроенному менеджеру закачек в любом браузере. Позволяет кастомизировать внешний вид, длительность отображения уведомлений и многие другие параметры процесса.

Ссылка: расширение

9. UNDO CLOSED TABS BUTTON

Функционал: альтернативный"журнал" для браузера в упрощенном виде. Просто кликаем на кнопку и сразу получаем доступ к нескольким ранее закрытым вкладкам.

Ссылка: расширение

10. ADGUARD АНТИБАННЕР

Функционал: Adblock в прошлом. Только AdGuard. Без лишних слов и видео. Ссылка: расширение

В данном материале я поделился только универсальными для каждого пользователя расширениями, вынеся за скобки сугубо профессиональные решения для дизайнеров, программистов, тестировщиков и прочих. Сегодня, на этом всё.

С Уважением, ленивый эникейщик.

P.S. А какие плагины-расширения используете Вы, для своего удобства сёрфинга в интернете?

P.P.S. Ваш фидбек - лучший мотиватор делиться многолетними наработками из абсолютно разных областей моей профессиональной деятельности.