Project Managment

3. ER-диаграммы (Entity-Relationship Diagrams). Используются для создания баз данных и описания, как данные связаны между собой в рамках процесса.

Перед тем как начать внедрять процессное управление, нужно сделать несколько важных шагов:

• Определить цели и задачи. Нужно чётко понять, что вы хотите получить от внедрения процессного управления.

• Собрать команду. Найдите людей, которые будут работать над созданием и внедрением новых бизнес-процессов.

• Обучить сотрудников. Подготовьте команду к работе с новыми процессами, проведя тренинги и обучение.

Процессная архитектура — это коллекция схем, демонстрирующих, как функционирует компания.

Для её создания необходимо:

Выявить ключевые процессы. Определить главные задачи компании. Для каждого процесса разработать схему с участниками, ресурсами и показателями эффективности.

Интегрировать схемы. Убедиться, что все схемы согласованы, чтобы обеспечить слаженную работу всех отделов.

Установить цели. Определить, каких результатов мы стремимся достичь.

Мониторить и анализировать. Регулярно проверять показатели и отслеживать их изменения.

Примеры ключевых показателей:

Время выполнения бизнес-процесса.

Стоимость бизнес-процесса.

Качество продукции или услуг.

Уровень удовлетворённости клиентов.

Организация управления процессами требует:

Распределение ответственности. Нужно четко определить, кто отвечает за каждый бизнес-процесс и за выполнение KPI.

Создание системы контроля и мониторинга. Важно установить процедуры, которые будут следить за выполнением бизнес-процессов.

Разработка системы отчетности. Необходимо создать систему, которая будет предоставлять информацию о том, как идут бизнес-процессы и достигаются ли целевые показатели.

Описание и регламентация процессов включают:

Подробное описание каждого бизнес-процесса. Важно указать последовательность действий, участников, необходимые ресурсы и показатели эффективности.

Создание регламентов. Они определяют правила и процедуры выполнения бизнес-процессов.

Документирование. Все бизнес-процессы должны быть зафиксированы в виде инструкций, регламентов и других документов.

Цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) — это методология управления, включающая планирование, выполнение, проверку и корректировку.

Процесс запуска цикла PDCA начинается с планирования. На этом этапе разрабатываются модели бизнес-процессов, устанавливаются ключевые показатели эффективности (KPI) и определяются методы контроля.

Выполнение. Бизнес-процессы внедряются и начинают функционировать.

Проверка. Здесь отслеживаются значения KPI и анализируется их динамика.

Корректировка. На основе результатов проверки вносятся изменения в модели бизнес-процессов и процедуры контроля.

Автоматизация управления процессами значительно повышает эффективность бизнеса. Она сокращает время и затраты на выполнение задач.

Для этого используются разные инструменты:

Системы управления бизнес-процессами (BPM-системы). Они автоматизируют выполнение задач, отслеживают ход работы и анализируют результаты.  

Системы управления документами (EDMS). Эти инструменты упрощают документооборот и помогают эффективно управлять документами.  

Платформы для совместной работы. Они позволяют сотрудникам совместно работать над проектами и обмениваться информацией.

Процессное управление – это способ улучшить работу компании, сократить расходы и сделать её более эффективной.

Чтобы внедрить этот метод, нужно хорошо подготовиться. Необходимо разработать план работы, систему показателей и правила управления.

Использование современных технологий для автоматизации процессного управления помогает компании работать лучше и быть более конкурентоспособной.

С удовольствием поучаствуем в диалоге на данную тематику).

Протестировали 12 популярных планировщиков для тех, кто хочет держать свои дела под контролем. В обзор вошли как зарубежные, так и отечественные органайзеры.

1. ЛидерТаск

ЛидерТаск — российский планировщик задач с удобным интерфейсом и широкими возможностями. Это не просто список дел, а полноценный инструмент для организации как личных, так и рабочих проектов.

Программа позволяет вести отдельные рабочие и личные пространства, что пригодится тем, кто стремится не смешивать работу и частную жизнь. Интерфейс достаточно понятный даже для новичков, хотя функционала хватит и для профессиональных менеджеров проектов.

Среди преимуществ ЛидерТаска — полная русификация и хорошее понимание потребностей российских пользователей. Команда разработчиков регулярно выпускает обновления, добавляя новые функции на основе отзывов пользователей.

Ключевые возможности:

• Переключение между разными форматами календаря и планирования

• Есть версии для всех популярный платформ: Windows, Android, iOS, macOS, Web и коробочное решение

• Встроенный чат для обсуждения проектов с коллегами

• Цветовая маркировка для визуальной организации задач

• Добавление к задачам файлов, заметок, аудио, фото и документов

• Автоматический перенос невыполненных дел на следующий день

• Методики тайм-менеджмента и управления проектами: GTD, Канбан, Скрам и другие

• Многофункциональный Kanban, который доступен на всех платформах

• Статистика и аналитика выполнения задач

• Импорт данных из Яндекс Календаря, Ноушена и Трелло

Тарифы:

• Бесплатный: до 100 задач, 10 проектов, 3 доски

• Премиум: 3199 ₽/год для личного использования

• Бизнес: 4999 ₽/год за каждого участника, включает командные функции

2. Google Calendar

Календарь от Google — один из самых распространенных инструментов планирования, который развивается с 2006 года. За это время он превратился из простого календаря в многофункциональную систему для управления временем, встречами и задачами.

Главное преимущество Гугл Календаря — наглядное представление времени. Это делает его особенно удобным для планирования встреч, мероприятий и блоков времени для работы (тайм-блокинг). В отличие от специализированных менеджеров задач, Гугл Календарь в первую очередь фокусируется на временнóм аспекте планирования.

Календарь одинаково хорошо подходит как для личного использования, так и для координации работы команды или семьи. Сервис полностью бесплатный и доступен на всех популярных платформах.

Ключевые возможности:

• Удобное перетаскивание событий и изменение их продолжительности

• Детальные описания событий с учетом часовых поясов

• Настройка повторяющихся встреч и уведомлений

• Различные масштабы просмотра: день, неделя, месяц, год

• Календари праздников и памятных дат

• Совместимость с форматом ICS для обмена данными

• Встроенные видеоконференции через Google Meet

• Отправка приглашений на события по email

Тарифы: Бесплатно для всех пользователей с аккаунтом Google

3. Todoist

Todoist — популярная программа-ежедневник для управления задачами, созданный в 2007 году. Из небольшого проекта он вырос в полноценный инструмент продуктивности, которым пользуются миллионы людей по всему миру. Приложение можно скачать на компьютер, смартфон, планшет и даже на электронные часы.

Главный принцип Todoist — простота и удобство. Минималистичный дизайн и интуитивный интерфейс скрывают под собой богатый функционал. Приложение отлично подойдет тем, кто ценит порядок в списке задач и не любит лишние настройки.

Интересная особенность Тудуиста — система "Карма", которая превращает выполнение задач в игру. Пользователь получает очки и поднимается на новые уровни благодаря своей продуктивности. Этот игровой элемент помогает формировать привычку регулярно планировать и выполнять задачи.

Ключевые возможности:

• Быстрое создание задач без лишних кликов

• Гибкое описание задач с датами, временем, метками и подзадачами

• Большая коллекция готовых шаблонов для разных целей

• Система "кармы" для геймификации планирования

• Полнофункциональное приложение для мобильных устройств

• Расширение для браузера для быстрого добавления задач

• Режим "Предстоящее" для планирования на будущие дни

Тарифы:

• Бесплатный: базовые функции с ограничениями

• Про-тариф: от 4 долларов в месяц, включает напоминания и дополнительные опции

4. Microsoft To Do

Microsoft To Do — персональный планировщик от Майкрософт, созданный на основе приобретенного в 2015 году приложения Wunderlist. После интеграции в экосистему Microsoft и ребрендинга в 2017 году, To Do объединил простоту Wunderlist с возможностями продуктов Microsoft.

Главный акцент в MTD сделан на простоте и доступности. Приложение построено вокруг концепции списков задач, что делает его понятным даже для начинающих пользователей. При этом оно достаточно функционально для организации как личных, так и рабочих дел.

Особенно полезна функция "Мой день", позволяющая каждое утро формировать список задач на текущий день. Это помогает сосредоточиться на важных и срочных делах, а не отвлекаться на долгосрочные проекты. Умные подсказки напоминают о важных задачах, предлагая добавить их в ежедневный план.

Ключевые возможности:

• Простой интерфейс без лишних элементов — можно сразу начать планировать дела

• Подзадачи, напоминания и прикрепление файлов

• Раздел "Мой день" для планирования текущего дня

• Умные предложения задач на основе предыдущих действий

• Получение задач от других пользователей приложения

• Работа с Siri и Apple Watch

• Создание тематических списков для разных сфер жизни

• Синхронизация между всеми устройствами

Тарифы: Полностью бесплатно

5. Singularity

Singularity (SingularityApp) — российская программа-органайзер для управления задачами, созданное командой специалистов по продуктивности. Философия органайзера — превращение хаотичного потока дел в упорядоченную систему, отсюда и название "сингулярность".

Singularity отличается научным подходом к планированию, основанным на исследованиях в области психологии и продуктивности. Разработчики внедрили несколько уникальных функций, редко встречающихся в других планировщиках, например, автоматический анализ продуктивности и интеллектуальные рекомендации по планированию.

Приложение будет особенно полезно тем, кто хочет лучше понять свои рабочие привычки и оптимизировать продуктивность на основе данных. Сингулярити не только помогает планировать задачи, но и анализирует, как вы на самом деле тратите время, выявляя закономерности и предлагая улучшения.

Ключевые возможности:

• Многоуровневая структура задач и проектов

• Разные режимы планирования: списки, чек-листы, канбан

• Таймер Помодоро для чередования работы и перерывов

• Система отслеживания привычек

• Выделение проектов с близкими дедлайнами

• Двусторонняя синхронизация с Календарем от Гугла

• Виджеты для быстрого добавления задач

• Telegram-бот для создания задач

• Распознавание рукописных заметок

• Защита конфиденциальных задач паролем

Тарифы:

• Базовый: бесплатно, ограниченный функционал на одном устройстве

• Про: от 209 ₽/месяц, расширенные возможности и синхронизация

• Элитный: от 250 ₽/месяц, дополнительные функции обработки изображений

6. WEEEK

WEEEK — отечественный инструмент для управления совместными проектами, запущенный в 2019 году. Название сервиса подчеркивает фокус на недельном планировании, которое считается оптимальным для большинства задач. Создатели ВИИИК стремились создать универсальную и простую платформу, подходящую как для личного использования, так и для командной работы.

WEEEK выделяется балансом между мощным функционалом и понятным интерфейсом без перегруженности. Приложение объединяет задачи, документы, аналитику и инструменты тайм-менеджмента в единой системе, что особенно удобно для небольших команд и руководителей проектов.

Главное преимущество ВИИИК — гибкость под разные методы работы. Пользователи могут выбрать удобный формат планирования: обычный список задач, канбан-доски, диаграмму Ганта или календарный вид. Благодаря этому сервис одинаково хорошо подходит фрилансерам, малому бизнесу и отделам крупных компаний.

Ключевые возможности:

• Разные форматы планирования: проекты, календари, диаграмма Ганта

• Детальные настройки задач: подзадачи, приоритеты, продолжительность

• Интеграция с Google Docs, Sheets, Figma, Miro, Dropbox

• Аналитика эффективности работы по проектам и сотрудникам

• Виртуальный помощник для решения вопросов о работе системы

• Таймеры для поддержания концентрации и отдыха

• Гибкая система уведомлений через разные каналы

• Импорт данных из Trello, Jira и Notion

Тарифы:

• Бесплатный: до 5 человек, ограниченное количество проектов и досок

• Лайт: от 199 руб./мес. за участника команды, расширенные возможности

• Про: от 399 руб./мес. за пользователя, полный набор возможностей

• Бизнес: 450 руб./мес. за пользователя, дополнительные опции управления

7. TickTick

TickTick — многофункциональное приложение-ежедневник, разработанное компанией Appest в 2013 году. Название приложения связано с его основной задачей — помочь пользователям отмечать ("tick") выполненные дела. За небольшой срок ТикТик стал популярен во многих странах благодаря удачному сочетанию простоты использования и богатого функционала.

TickTick часто сравнивают с Todoist, у них действительно много общего. Однако ТикТик предлагает более комплексный подход к управлению временем, объединяя в одном приложении не только задачи, но и отслеживание привычек, таймеры Pomodoro и другие инструменты продуктивности. Это своего рода "универсальный инструмент" личной эффективности, заменяющий несколько отдельных приложений.

Особенность TickTick — встроенная таблица Эйзенхауэра для распределения задач по важности и срочности. Это помогает пользователям понять, какие задачи требуют немедленного внимания, а какие можно отложить или делегировать.

Ключевые возможности:

• Разные представления задач: списки, канбан-доски, календарь

• Матрица приоритетов для распределения дел

• Трекер привычек с настраиваемыми параметрами

• Таймер и секундомер для контроля времени

• Добавление описаний, комментариев, меток и файлов к задачам

• Синхронизация с календарями (в платной версии)

• Автоматическое распознавание дат при создании задач

Тарифы:

• Free: основные функции управления задачами

• Premium: от $2.4 в месяц, дополнительные опции и интеграции

8. Notion

Notion — инновационный инструмент для организации информации, запущенный в 2016 году компанией Notion Labs. В отличие от обычных планировщиков, Notion представляет собой комбинацию заметок, базы данных, вики-системы и инструмента управления проектами. Такая универсальность привлекла широкий круг пользователей — от студентов и фрилансеров до команд разработчиков и крупных организаций.

Главная особенность Ноушена — модульность и настраиваемость. Приложение построено на концепции блоков, которые можно комбинировать бесчисленными способами. Это позволяет создавать индивидуальные системы организации информации, точно соответствующие потребностям каждого пользователя или команды.

Сервис позволяет объединять разрозненную информацию в единое рабочее пространство. Вместо использования отдельных приложений для заметок, календаря, списков задач и документации, пользователи создают комплексную систему в одном месте. Это не только упрощает доступ к информации, но и позволяет связывать различные типы данных между собой.

Ключевые возможности:

• Универсальная организация разных типов информации

• Удобная работа с документами и базами данных

• Задачи с датами и визуализация в календаре

• Разнообразное форматирование текста и организация контента

• Понятный интерфейс без излишних элементов

• Настройка рабочих пространств под конкретные нужды

• Связи между страницами и базами данных

• Совместная работа в реальном времени

Тарифы:

• Free: базовые функции с лимитом блоков

• Plus: от $8 в месяц за пользователя, без ограничений на блоки

• Business: от $15 в месяц за пользователя, расширенные функции для команд

9. Any.do

Any.do — популярный планировщик задач, созданный израильской компанией в 2011 году. Приложение быстро привлекло внимание благодаря минималистичному дизайну и интуитивному интерфейсу. Название Any.do отражает основную идею сервиса — помочь организовать и выполнить любые задачи.

Приложение отличается особым вниманием к эстетике и удобству использования. Дизайн приложения неоднократно получал награды за элегантность и функциональность. Чистый интерфейс с минимумом отвлекающих элементов и плавными анимациями создает приятную среду для планирования без лишнего стресса и информационной перегрузки.

У приложения-органайзера Any.do есть уникальная функция — "Моментальный взгляд" (Moment), которая каждое утро предлагает просмотреть задачи на день и решить по каждой из них: выполнить сейчас, отложить или удалить. Этот ежедневный ритуал помогает сосредоточиться на приоритетах и начать день с четким пониманием плана действий.

Ключевые возможности:

• Современный дизайн и простота использования

• Интеграция с календарями Google и Outlook

• Работа со Slack, Gmail и WhatsApp

• Шаблоны для разных типов задач

• Визуально привлекательные фоны (в Premium-версии)

• Единое пространство для личных и рабочих задач

• Функция "Моментальный взгляд" для ежедневного планирования

• Умные напоминания на основе вашего поведения

Тарифы:

• Бесплатный: базовые функции с рекламой

• Премиум: от $4.99 в месяц, расширенные возможности без рекламы

10. Tweek Calendar

Tweek Calendar — относительно новый планер, появившийся в 2019 году. Он выделяется своим необычным подходом к планированию, максимально приближенным к использованию бумажного ежедневника или записной книжки. Твик создан для тех, кто ценит визуальную простоту и эффективность при планировании недели.

В отличие от большинства электронных планировщиков с их сложными системами и множеством функций, Tweek намеренно ограничивает функционал, концентрируясь на главном — планировании недели. Весь интерфейс представляет собой один экран с семью колонками для дней недели, что позволяет сразу охватить все планы и оценить загруженность.

Такой минималистичный planner подойдет тем, кто устал от перегруженных функциями приложений. Tweek создает ощущение работы с чистым листом бумаги, но при этом дает преимущества цифрового планирования — можно редактировать задачи и заметки на любом устройстве благодаря быстрой синхронизации.

Ключевые возможности:

• Вся неделя на одном экране

• Печать недельного плана на бумаге

• Приятный контрастный дизайн

• Идеален для простых списков задач

• Интуитивно понятное использование

• Раздел "Когда-нибудь" для задач без конкретной даты

• Перетаскивание задач между днями

• Интерфейс, напоминающий бумажный планировщик

Тарифы:

• Бесплатный: можно пользоваться электронным ежедневником бесплатно — доступны основные функции с ограниченной цветовой палитрой (2 цвета)

• Premium: от $4 в месяц или $34 в год, включает синхронизацию с Google Календарем, подзадачи и расширенные настройки

11. Remember The Milk

Remember The Milk (RTM) — один из первопроходцев среди цифровых планировщиков, запущенный еще в 2005 году австралийской парой Эмили Бойд и Омаром Килани. Название приложения произошло от распространенной фразы "не забудь купить молоко", что подчеркивает важность запоминания даже самых обыденных дел. За годы существования RTM заработал преданную аудиторию благодаря надежности и продуманности.

RTM следует принципу "простота не значит примитивность". Внешне приложение выглядит как обычный список задач, но под этой простой оболочкой скрывается мощный инструмент с продвинутыми возможностями сортировки, категоризации и напоминаний. Особенно полезна система тегов, позволяющая создавать многомерную классификацию задач и фильтровать их по разным параметрам.

Уникальное преимущество RTM — поддержка множества платформ, можно установить приложение на Linux и даже на BlackBerry. Это делает его идеальным выбором для пользователей с необычными требованиями к совместимости или тех, кто работает в смешанной технической среде.

Ключевые возможности:

• Быстрое освоение без сложных инструкций

• Привязка задач к местоположению с помощью геометок

• Совместное использование списков задач

• Встроенные заметки к задачам

• Приложения для редких платформ, включая Linux и Apple Watch

• Продвинутый поиск по всему контенту

• Гибкая система приоритетов и сроков

• Надежное резервное копирование данных

Тарифы:

• Бесплатный: основные функции с синхронизацией раз в день

• Pro: $49.99 в год, расширенные возможности совместной работы, полная синхронизация и подзадачи

12. Хаос-контроль

Chaos Control 2 — эффективный инструмент для планирования, созданный на основе методики GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена. Приложение разработано с учетом особенностей российских пользователей. Название "Хаос-контроль" отражает главную задачу сервиса — превратить беспорядочный поток информации и задач в организованную систему.

Философия Хаос-контроля основана на понимании, что современный человек постоянно сталкивается с информационной перегрузкой, вызывающей стресс. Приложение предлагает структурированный подход к организации дел, освобождая умственное пространство для творчества и принятия решений.

Внутри есть крутая функция "Место хаоса" — специальный раздел для быстрого сбора всех входящих задач, идей и информации, не требующий их немедленной обработки. Это соответствует первому шагу методики GTD — сбору всех "открытых петель" в одно место. Затем в удобное время пользователь может разобрать эти элементы, распределив их по проектам, контекстам и календарю.

Ключевые возможности:

• Гибкая организация задач с неограниченным количеством папок

• Четкое разделение рабочих и личных дел

• Стандартные разделы: "Место хаоса", "План дня", "Проекты", "Контексты"

• Встроенный календарь для визуализации расписания

• Интеграция с Google Calendar и Outlook

• Защита данных паролем

• Разнообразные варианты сортировки задач

• Помощь искусственного интеллекта в формулировании задач

Тарифы:

• Бесплатный: базовые функции для простых задач

• Premium: от 350 руб/месяц, неограниченные задачи и проекты

• PRO: от 600 руб/месяц, включает трекер времени, хранилище и ИИ-функции

Как выбрать подходящий планировщик?

Мы рассказали про лучшие приложения-органайзеры, которые сейчас доступны в России. В рейтинг вошли как минималистичные ежедневники для персонального планирования, так и многофункциональные планировщики, в которых можно работать над проектами и управлять командой. У каждого приложения из подборки есть свои особенности и уникальные фишки, которые нужно учитывать при выборе.

На что обратить внимание при выборе цифрового ежедневника:

1. Для чего вам нужен organizer? Если только для личных дел — подойдут простые решения вроде Microsoft To Do или Tweek Calendar. Для совместной работы лучше рассмотреть ЛидерТаск с возможностями командного взаимодействия.

2. Какие функции вам действительно нужны? Некоторым достаточно простого списка дел, другим необходима сложная система с проектами, подзадачами и напоминаниями. Проанализируйте, как вы работаете, и выберите инструмент, который дополнит ваши рабочие привычки.

3. Важна ли синхронизация между устройствами? Если вы пользуетесь несколькими устройствами, убедитесь, что планировщик поддерживает бесшовную синхронизацию. Также проверьте возможность интеграции с другими сервисами, которые вы используете.

4. Насколько понятен интерфейс? Даже самый функциональный инструмент бесполезен, если его интерфейс кажется вам запутанным. Большинство сервисов предлагают бесплатный период, воспользуйтесь им для тестирования удобства работы.

5. На каких устройствах вы будете работать? Проверьте, доступно ли приложение на всех ваших устройствах и одинаково ли оно работает на Андроид и Айос, на Виндоус и МакОС, а также других платформах

6. Сколько вы готовы платить? Определите бюджет и сравните его с функциями платных версий. Возможно, вам вполне хватит бесплатного тарифа, или необходимые функции есть только в платной подписке.

7. Важна ли безопасность данных? Если вы планируете хранить конфиденциальную информацию, обратите внимание на защиту данных. Некоторые приложения, например Chaos Control 2 и Сингулярити, предлагают защиту паролем.

Преимущества цифровых планировщиков

Электронные ежедневники имеют ряд преимуществ перед бумажными:

• Неограниченное пространство: в цифровом планировщике никогда не закончится место. Вы можете создавать сколько угодно проектов, задач и заметок без необходимости покупать новый ежедневник.

• Легкое редактирование: можно быстро менять, перемещать и удалять задачи без зачеркиваний и стираний. Это особенно удобно в современном ритме жизни, когда планы меняются по несколько раз в день.

• Постоянный доступ: ваша программа-ежедневник всегда с вами на компьютере и в телефоне. Не нужно беспокоиться, что забыли ежедневник дома или на работе.

• Напоминания: автоматические уведомления помогают не пропустить важные дела и встречи. Большинство приложений позволяют настроить напоминания под свои предпочтения.

• Совместное использование: возможность делиться задачами и календарями с другими людьми. Это удобно для семейного планирования, работы в команде или делегирования задач.

• Интеграция с другими сервисами: синхронизация с почтой, мессенджерами, облачными хранилищами создает единую рабочую среду. Многие электронные ежедневники для компьютера и смартфона интегрируются с другими инструментами, формируя полноценную экосистему.

• Резервное копирование: ваши данные защищены от потери благодаря автоматическому сохранению в облаке. В отличие от бумажного ежедневника, который можно потерять или испортить, цифровые планы можно восстановить.

• Быстрый поиск: мгновенный поиск по задачам и проектам экономит время и позволяет быстро находить нужную информацию. Дополнительные фильтры по тегам, датам и приоритетам упрощают работу с большим объемом данных.

• Анализ продуктивности: многие программы для планирования, в том числе электронные ежедневники, предлагают инструменты для анализа эффективности и отслеживания прогресса. Визуальные отчеты помогают увидеть, как вы распределяете время, и выявить области для улучшения.

Заключение

Лучшие онлайн-ежедневники предлагают разнообразные инструменты для организации как личных дел, так и рабочих проектов. От простых списков задач до комплексного управления проектами — каждый найдет решение под свои потребности.

Выбор оптимального приложения-ежедневника для компьютера или смартфона зависит от ваших личных требований, рабочих привычек и технических предпочтений. Если нужен функциональный инструмент с возможностью командной работы, обратите внимание на ЛидерТаск. Для простого личного планирования хорошо подойдут Гугл Календарь или Tweek. В качестве минималистичного приложение на ПК подойдет ежедневник от Microsoft. Если вы ищете универсальное решение для организации не только задач, но и информации в целом, присмотритесь к Ноушен или Хаос-контроль.

Большинство приложений предлагают бесплатные версии или пробные периоды, поэтому вы можете протестировать несколько вариантов и выбрать лучший онлайн-ежедневник под свои задачи. Независимо от того, на каком планировщике вы остановитесь, переход от бумажного ежедневника к цифровому — это шаг к более организованной и продуктивной жизни в современном мире.

Иногда все, что нужно — это чуть больше Интегратора (I) в команде. Или Администратора (A). Или кто-то, кто снова задаст вектор и переосмыслит стратегию — как Предприниматель (E).

Важно: в этой истории нет “хороших” и “плохих” ролей. Фокус в том, что для эффективной работы нужна каждая. Остается только вопрос: как определить, какая у меня роль? Об этом расскажем во второй части.

У каждого инструмента свои крутые фичи, которые при выборе могут стать решающими, по ним я подробно пройдусь.

Поехали!

1. YouGile

Ссылка на сайт

YouGile — система управления задачами, в которой качественно сделаны именно основные, самые важные для работы функции: таск-трекер в виде канбан-досок, задачи и подзадачи, отчёты, диаграмма Ганта и мессенджер. А всякое дополнительное или сложное включается расширениями.

Цены:

• Бесплатно для команды в десять человек и без каких-либо ограничений. Это редкость: большинство сервисов дают бесплатный доступ только для пяти пользователей, ставят лимиты. Платно — 495 ₽/мес. при оплате за год, с 11-го пользователя.

• Коробка — от 849 ₽/мес. за пользователя.

• Ещё есть LowCode-платформа для кастомизации системы под большие команды. По сути, та же коробка, но можно быстро апгрейдить под иезуитские запросы тех, кому простота хуже воровства. Цену нужно узнавать у разработчика.

Плюсы:

• Простота внедрения. Я искал бесплатную систему управления задачами, которой будет удобно пользоваться сразу, без обучения. У сервиса хороший UX — не надо никаких туториалов, просто зарегался, начал создавать задачи. На всё ушел час.

• Общение вместе с планированием. Когда ставишь задачи и обговариваешь всё в одной системе — это однозначно жирный плюс. А здесь — полноценный встроенный мессенджер и своя фишка для командного обсуждения задач. О ней расскажу в киллер-фичах.

• «Сводки» для контроля процессов. Можно фильтровать задачи по срокам, приоритетам или ответственным людям. Посмотреть статистику по времени. В каждой карточке есть лог событий с историей согласования и других действий.

• Интеграции. Много разных дополнительных автоматизаций в «галерее расширений». Включаются они по желанию и не загружают базовый интерфейс. Из последних, которое мне зашли: уведомления в Telegram через бота и AI-ассистент в чатах.

• Мобильная версия. Удобно получать пуши по задачам на мобилку и быстро чатиться. Но если застрял в пробке, то можно зайти в проект и полноценно поработать с задачами.

Киллер-фичи:

• Чаты внутри каждой задачи. Не просто комменты, а полноценный мессенджер. Можно прикреплять файлы, обсуждать, делать запись экрана и согласовывать все детали. Не надо больше долго искать по чатам, контекст обсуждения перестал теряться.

• Гибкая настройка прав доступа. С десяток опций, чтобы настроить роли и права. Можно определить, кто видит задачи, кто может их редактировать или менять статусы. Приглашать пользователей-гостей можно без ограничений.

• Удобная работа с подзадачами. Подзадачи — моя боль. В большинстве сервисов они открываются в отдельных окнах, их неудобно редактировать. Здесь они отображаются сразу на доске, можно ставить дедлайны и назначать человека. У подзадач куча неожиданных сценариев: бесконечная вложенность, цикличность, подзадачи могут связывать разные доски, а их количество не ограничено.

Минусы:

• Нет глубокой аналитики. Всё же этот инструмент ближе к командному таск-трекеру, чем к полноценной CRM.

• Нет зрелого wiki-раздела. Почему за семь лет на рынке система не обзавелась базой знаний? Для меня это большая загадка.

Кому подойдёт:

• Командам и стартапам, где нужно быстро организовать работу без сложных настроек.

• Командам, работающим по Agile, или выходящим из Trello.

• IT-командам, диджитал- и маркетинговым агентствам, небольшим производствам и отделам продаж.

2. Kaiten

Ссылка на сайт

Заслуженная топ-2 программа по управлению проектами в моём списке. Дизайн подкупил — чистый, понятный, красивый.

Содержит базу знаний, где можно создавать и редактировать документы, поддерживает миграцию из Jira, Trello, Asana, ClickUp и всеми любимого Notion.

Цены:

• Есть бесплатная версия с неограниченным количеством участников, но ограниченным функционалом.

• Платный тариф начинается от 420 ₽/мес. за пользователя. Пакеты отличаются количеством модулей: в стандартном тарифе их два, а в профессиональном шесть.

• Есть коробочная версия Enterprise со всеми фичами и модулями — цену нужно узнавать у разработчика.

Плюсы:

• Гибкая работа с задачами. Позволяет создавать очень сложные рабочие пространства с несколькими досками, дорожками, настройками разных задач и отделов.

• Хорошая аналитика. Несколько вариантов представления: доски, списки, таблицы, таймлайн, диаграммы и календари. Можно распределять задачи по этапам, отслеживать загрузку команды, время выполнения задач и узкие места.

• Куча опций в платных тарифах. Всё и не перечислить. В основном это точечные дополнения к основным, а также такие фичи, как автоматизация процессов, диаграмма Ганта, установка ограничений для разных пользователей.

Киллер-фичи:

• Поддержка Agile. Можно работать со скрамом и канбаном: добавлять юзер-стори, вести бэклог, планировать спринты, оценивать сложность покером планирования и использовать диаграммы сгорания, чтобы отслеживать прогресс. Увы, не бесплатно.

• Широкая интеграция. Подключает Slack, Telegram и Microsoft Teams для уведомлений и создания карточек, синхронизирует задачи с Google календарём. Есть интеграции с GitHub и GitLab. Kaiten можно связывать с другими приложениями через Zapier.

Минусы:

• Ограниченная базовая версия. С одной стороны, разные модули — это круто. Но всё доступно только платно — это сильно влияет на выбор системы управления проектами. Причём в Standard можно подключить всего двух человек, а в Pro — шестерых. С другой стороны, вряд ли кто-то будет пользоваться всеми фичами.

• Перегруженность. Функций слишком много. Чтобы работать с этим инструментом на продвинутом уровне, надо долго сидеть и разбираться. А в идеале — выделить человека под настройку рабочих процессов.

Кому подойдёт:

• Компаниям, работающим с большим количеством команд и проектов одновременно.

• Разработчикам, маркетологам и руководителям, которым нужна программа по планированию портфелей проектов.

• Тем, кому важен функционал шире контроля задач. Например, корпоративная база знаний.

3. Shtab

Ссылка на сайт

Относительно свежая российская программа по планированию проектов, которая набирает популярность.

Сразу отмечу очень приятный дизайн и достойный UX: этот сервис тоже освоил почти без подсказок.

Shtab содержит, конечно, трекер задач, финансовое планирование и контроль рабочего времени. Последнее, между прочим — самая известная функция сервиса. Но обо всём по порядку.

Цены:

• Бесплатно до пяти участников, но с ограничениями по функциям и объёму хранилища.

• Цена подписки на облачный сервис зависит от тарифа (Start, Base и Pro) и начинается от 100 ₽/мес. за пользователя.

• Цена коробки рассчитывается индивидуально.

Плюсы:

• Разные варианты визуализации. Можно работать с задачами на канбан-доске, в списках, на диаграмме Ганта, в календаре и с матрицей Эйзенхауэра. Последнее удобно для личных задач, чтобы сортировать карточки по срочности и важности.

• Финансовое планирование. Можно вести бюджет проекта прямо в этой системе. По затраченному времени рассчитывать оплату сотрудников, работающих по почасовым ставкам.

• Гибкая командная работа. Есть настройка доступа к отдельным проектам, задачам и документам для разных пользователей. Можно подключить клиентов или подрядчиков как гостей системы.

• Широкая интеграция. Работает с Jira, Trello, Asana, Wrike. Через Zapier и Albato Shtab связывается с другими сервисами. Интегрируется с Telegram, где, помимо создания задач и уведомлений, можно отвечать на комментарии. На подписке PRO доступен API.

• Есть приложения. В App Store, Google Play и RuStore.

Киллер-фичи:

• Учёт рабочего времени. Shtab фиксирует, когда люди начали и закончили задачу, делает скриншоты экранов сотрудников и отмечает, сколько времени ушло на паузы (когда активности на экране приложения не было). Насколько это этично — решайте сами.

• Встроенный прямо в задачу редактор. Можно писать тексты, добавлять таблицы, ссылки и файлы. Для разработчиков — вставка кода с подсветкой синтаксиса основных языков. Собственно, так работало и в Notion, где каждая задача — мини-база знаний.

Минусы:

• Это не полноценная программа по планированию проектов. Хотя в Shtab есть блок учёта финансов, полноценного управления ресурсами здесь нет. Аналитика тоже простая, мало чем отличается от аналитики других инструментов подборки.

• Ограниченная кастомизация. В Shtab можно менять названия элементов, группировать пространства в папки и управлять отображением карточек. Но если нужно что-то сложнее — например, настраивать структуру досок, добавлять особые поля или создавать сложные сценарии — инструмент может показаться недостаточно гибким.

Кому подойдёт:

• Небольшим командам, где важны простая работа и простая же организация задач.

• Проектам с удалённым штатом — для дополнительного контроля за работой сотрудников.

• Креативные команды, которым нужен редактор контента внутри задач и приятный визуал.

4. Weeek

Ссылка на сайт

Система управления проектами и задачами, которая стала особенно популярной после ухода Notion. Объединяет таск-трекер, базу знаний, CRM и систему аналитики.

В целом похожа на Kaiten, но может меньше и осваивать её проще. При этом переносит данные из Jira, Trello, Asana, ClickUp и Notion.

Цены:

• Бесплатно для команд до пяти человек. Но с ограничениями по количеству досок, проектов и документов в базе знаний.

• Остальные тарифы начинаются от 199 ₽/мес. за пользователя. Причём подпиской Lite могут пользоваться только команды до десяти человек.

Плюсы:

• Удобная интеграция. Weeek отправляет уведомления в Telegram, VK и Slack. Можно прикреплять файлы, включая доски Miro и Figma. Сервис поддерживает календари Google, Яндекс и Apple. Есть открытый API, чтобы настроить платформу под свои задачи.

• Хороший набор для планирования. Включает канбан-доски, списки, таблицы, диаграмму Ганта, таймлайн и календарь. Плюс кастомные поля и теги, что полезно, когда нужно сгруппировать задачи или подсветить что-то нестандартное.

• Управление доступом. Есть удобные настройки: можно ограничить видимость задач до отдельных пользователей или дать гостевой доступ подрядчикам и клиентам.

• Приложения. Для Android, Windows, iOS и MacOS.

• Корзина. Все файлы и задачи попадают в корзину. Поэтому можно не переживать про «ой, я что-то нажал, и всё удалилось».

Киллер-фичи:

• Экспорт задач. Можно выгружать задачи в XLSX, CSV или JSON. Это полезно для анализа, отчётности, миграции и архивации данных.

• Неограниченные рабочие пространства. Нет ограничения количества рабочих пространств. Каждое настраивается отдельно: доступы, задачи, доски, таймлайны. И можно установить приватность отдельных ролей или пользователей.

• Шаблоны досок. Разработчики могут выбрать шаблоны канбана или скрама, а контент-команда — редакционную доску, контент-план и т. д.

Минусы:

• Неудобная работа с подзадачами. Как я уже писал, для меня это важный момент, и в Weeek я с ними намучился. Не видно, кто отвечает за подзадачу, какой у неё дедлайн. А чтобы это узнать, приходится заходить в каждую задачу отдельно. Причём подзадачи открываются в отдельном же окне. А если его закрыть, то сразу перекидывает обратно.

• Слабый UX. Здесь, конечно, минимализма нет и близко. Из-за того, что можно раскрашивать всё подряд (привет коллегам!), карточки выглядят крайне сумбурно. Выполненные задачи автоматически зачёркиваются, а просроченные — подсвечиваются, даже если дедлайн проставлен случайно. А теперь представьте, что у вас таких карточек на доске штук 40…

Кому подойдёт:

• Агентствам с разными заказчиками, компаниям с большим числом отделов.

• Командам с гибкими процессами, которые работают с канбан-досками и хотят использовать таймлайны, календарь и другую визуалку.

• Тем, кому нужен комплексный сервис с продвинутой базой знаний.

5. Yandex Tracker

Ссылка на сайт

Облачный инструмент управления проектами и задачами для пользователей экосистемы Яндекса. Если бы у минимализма был свой сервис, это был бы Yandex Tracker.

Проект ориентирован на Agile-команды. Есть уже всем привычные канбан- и скрам-доски, набор фич управления задачами, скромная аналитика и ограниченная кастомизация. Короче, самая базовая база.

Цены:

• Бесплатно для всех пользователей с аккаунтами Яндекса, для команд — до пяти человек. Без ограничений по функционалу.

• Тарифы для бизнеса начинаются от 360 ₽/мес. за человека. Цена зависит от размера команды.

Плюсы:

• Интеграция с Яндексом. Можно подключить Яндекс.Вики и создать базу знаний по проекту. А Яндекс.Формы помогут автоматизировать сбор данных — заявки или ответы сразу превращаются в задачи.

• Простота. Никаких ярких красок или сложных элементов — всё выглядит спокойно и понятно. Дизайн не отвлекает от работы и подойдёт тем, кто любит, чтобы в интерфейсе было чисто и аккуратно.

• Понятная автоматизация. Настройка проще, чем в сложных сервисах типа Jira: это триггеры, автодействия и макросы.

• Пакет фич для работы по Agile. В целом стандартный набор — доски со спринтами и бэклогом. Плюсы — диаграмма сгорания, которая показывает, как быстро выполняются задачи; она помогает оценить, успевает ли команда. И покер планирования для совместной оценки задач.

• Открытый API. Технические команды могут автоматизировать рутину или интегрировать трекер с другими сервисами.

• Мобильные приложения. Можно контролировать задачи с Android и iOS.

Киллер-фичи:

• Простая настройка очереди задач и SLA. Можно создавать отдельные очереди для разных процессов и для каждой задать статусы, этапы и сроки. Настройка понятна даже пользователям без опыта работы.

• Работа с инфраструктурой. Удобно вести задачи закупки оборудования, учёт расходов, или инвентаризацию. Например, можно настроить заявки на ремонт с конкретными сроками через SLA и контролировать их. Это фича для IT-отделов или служб, которые поддерживают работу офиса.

• Подходит для согласования документов. Вы создаёте задачу, прикрепляете файл, добавляете участников и назначаете действия. Статусы показывают этап процесса, все изменения фиксируются в ленте, а уведомления напоминают о действиях. И вся история остаётся в задаче.

Минусы:

• Зависимость от Яндекса. Интеграции ограничены. Yandex Tracker работает с GitHub, GitLab, почтой и мессенджерами через API, но в основном ориентирован на экосистему Яндекса. А миграции с других сервисов нет.

• Ограниченная настройка. Настроить можно статусы задач, связи между ними и этапы выполнения. На этом всё. Для сложных процессов маловато, а работать со связями неудобно: подзадачи спрятаны внизу карточки, на основной доске они не отображаются.

• Дизайн. Это чистая вкусовщина, но иногда монохром и минимализм заставляют скучать. И в целом дизайн кажется слегка устаревшим.

Кому подойдёт:

• Компаниям, которые работают с другими сервисами Яндекса.

• Небольшим и средним командам с простыми процессами, где для задач не нужны сложные зависимости или глубокие настройки автоматизации.

6. Pyrus

Ссылка на сайт

Мы подобрались к полноценным, корпоративным системам управления проектами. На мой взгляд, последние три инструмента в списке есть смысл применять, когда компания уже работает с этой программой или нужно комплексное решение для разных процессов.

Pyrus — это платформа LowCode со множеством функций: от управления задачами и CRM до документооборота, аналитики и внутреннего общения. Возможности зависят от тарифа и выбранных модулей.

Сразу оговорюсь, что расскажу только о возможностях в рамках ведения проектов, чтобы сохранить контекст статьи.

Цены:

• Бесплатно и без ограничения по количеству пользователей. Тариф содержит только опции постановки задач и общения с командой. И это как раз то, что нам нужно.

• Цена платной подписки — 415 ₽/мес. за человека. Сюда входят функции автоматизации.

• Есть коробка, стоит от 82500 ₽/мес. за компанию.

Плюсы:

• Канбан-доски без перегруза. В некоторых платформах есть сложные настройки: нужно задавать типы задач, статусы, зависимости, изменять отображение. В Pyrus проще — ставишь задачу, перетаскиваешь её между статусами, и она автоматически обновляется.

• Чаты в задаче. В каждой карточке — встроенный чат, где можно обсуждать вопросы и прикреплять файлы. История переписки сохраняется.

• Дашборды и контроль. Аналитика здесь простая: видно, сколько задач выполнено, где задержки и кто перегружен. Это не слишком глубокий инструмент, но для понимания общей картины достаточно.

• Есть мобильные приложения. Для iOS и Android. Можно ставить и закрывать задачи, обсуждать их в комментариях. Синхронизация с веб-версией автоматическая.

• Базовая интеграция. В бесплатном Pyrus можно подключить облачные хранилища. В платных тарифах доступны интеграции с почтой, мессенджерами, Jira, 1С, телефонией и т. д. Есть связь через Zapier и доступ к API.

Киллер-фичи:

• Опция согласования документов. Файл прикрепляется к задаче, этапы согласования видны в статусах, а вся история комментариев остаётся в карточке.

• Простая автоматизация. Можно настроить автоматическое изменение статуса задач. Например, установить маршрут согласования: кто проверяет, кто утверждает. Уведомления отправляются сами, чтобы участники не забыли о действиях. Всё настраивается быстро и просто.

• Поиск внутри сервиса. Есть встроенный поиск по задачам и людям, чтобы быстро найти нужную карточку, не перелистывая доску.

Минусы:

• Мало гибкости. Интерфейс и рабочие процессы в Pyrus трудно адаптировать под уникальные задачи или сложные сценарии. Простота — это плюс, но для команд с необычными процессами она может быть не совсем удобной.

• Ограниченная интеграция. Несмотря на API, готовых интеграций меньше, чем у конкурентов. Нет удобного импорта задач Trello, Asana и других популярных инструментов.

• Зависимость от платных тарифов. Многие функции, включая автоматизацию процессов, интеграции и отчёты, доступны только за деньги.

• Устаревший дизайн. Явно уступает сервисам, которые мы разобрали выше.

Кому подойдёт:

• Небольшим компаниям, которые ищут простой инструмент без лишних сложностей в настройке.

• Проектным командам с типовыми процессами, где можно обойтись стандартными маршрутами и настройками.

7. Platrum

Ссылка на сайт

Platrum — российская облачная платформа управления задачами, проектами, финансами и бизнес-процессами. Содержит полноценную базу знаний, а ещё можно собирать обучающие курсы. Подходит для компаний разного масштаба, в том числе стартапов.

Цены:

• Бесплатно для одного человека, но часть функций недоступна, а некоторые с ограничением по объёму.

• Платные тарифы начинаются от 1710 ₽/мес. при оплате за полгода. В самый простой входит пять пользователей. Можно добавлять новых за 225 ₽/мес. Чем дороже подписка, тем больше функций и людей, которых можно подключить.

Плюсы:

• Канбан. Это основа работы над задачами. Пользователь может создавать ежедневные ToDo и автоматически двигать карточки оттуда.

• Удобная работа с задачами. Задачи можно разделить на мелкие шаги, добавить чек-листы и наблюдать за выполнением каждого из них.

• Управление доступом. Разделение прав до мелочей: у каждой роли свои возможности редактирования и просмотра.

Киллер-фичи:

• Гибкая автоматизация. Здесь можно настроить сложные сценарии. Например, создание новых задач при завершении этапов или уведомления руководителей при задержках. Уровень гибкости выше, чем в той же Weeek.

• Дашборды с актуальными данными. Отчёты обновляются в реальном времени, не нужно запускать сбор данных вручную.

• Интеграция задач. Platrum объединяет задачи с инструментами обучения и контроля KPI. Это не просто таск-менеджер, а ещё и полноценная платформа управления командой.

Минусы:

• Слишком широкий функционал. Полезен скорее в масштабах всего бизнеса, когда нужен корпоративный софт.

• Слабая интеграция. Не переносит данные из других таск-трекеров. Синхронизируется только с календарём Google. Всё остальное отдаётся в руки разработчиков и API.

• Сложный продукт. Для настройки процессов часто нужна помощь техподдержки. Она может занять достаточно много времени.

Кому подойдёт:

• Командам, которым нужна система управления бизнес-проектами с продвинутой автоматизацией.

• Разработчикам, проектным командам и компаниям, которые хотят по максимуму настроить систему под себя.

8. Мегаплан

Ссылка на сайт

Разработчик позиционирует продукт как CRM-систему онлайн. Но на деле CRM — один из вариантов, а с платформой можно работать и без неё.

В Мегаплане есть общая база клиентов, инструменты для управления проектами и задачами, база знаний, складской учёт и функции для общения внутри команды. Объём возможностей зависит от тарифа и количества людей.

Цены:

• Есть бесплатный тестовый период на две недели.

• Тариф без функции CRM только один и начинается от 331 ₽/мес. за трёх человек, от 332 ₽/мес. — за пятерых и от 454 ₽/мес., если в команде до ста человек.

• Есть Лайт-подписка до пяти человек, которая начинается от 480 ₽/мес. Самый укомплектованный тариф «CRM: Бизнес» стоит 1499 ₽/мес. за пользователя помесячно, и 1049 ₽/мес., если платить за год.

• Можно купить коробку — от 45000 ₽ на команду до десяти пользователей.

Плюсы без CRM:

• Простое управление задачами. Стандартный набор: канбан-доски помогают структурировать задачи, а диаграммы Ганта — отслеживать зависимости между ними и не терять контроль над сроками.

• Интерактивные дашборды. Есть визуальные отчёты: сразу можно понять, где работа стоит, кто перегружен или на каких этапах надо пойти кого-то попушить.

• Поддержка Agile. В Мегаплане удобно будет людям, работающим со скрамом и канбаном. Можно вести бэклог, распределять задачи и следить за прогрессом прямо на доске. В целом как и во всех сервисах из подборки.

• Интеграции с полезными инструментами. На сайте есть раздел с доками по интеграции. Ещё есть API настройки под специфичные задачи.

Киллер-фича:

• Работа без переключений. Чаты и комментарии собраны в одном месте — в карточке задачи. Для совещаний есть видеозвонки, никаких дополнительных мессенджеров не нужно. Также есть модуль базы знаний, который подключается в отдельных тарифах.

Минусы:

• Нет бесплатной версии. На мой взгляд, не очень конкурентно. Но, как я понимаю, разработчик ориентируется в основном на средние и крупные команды.

• Не поддерживает миграцию с Trello и Jira. И с популярными сервисами вроде Slack. То есть работа сервиса больше ориентирована на CRM-нужды.

• Не самый современный интерфейс. Визуально Мегаплан уступает лёгким, интуитивным системам. Вид кажется устаревшим и перегруженным — можно потеряться в изобилии карточек и вкладок.

Честно говоря, изучал сервис для написания статьи. Мне не нужны для работы функции CRM, а все основные задачи по проектам спокойно закрывают системы с бесплатным доступом.

Но думаю, что инструмент будет полезен:

• Тем, кому нужно совместить управление задачами и работу с большой клиентской базой.

• IT-отделам и службам поддержки — для учёта заявок и контроля их выполнения.

• Производственным командам, чтобы управлять заказами, остатками и планировать выпуск товаров.

Как выбрать свою систему управления задачами?

Здесь не скажу ничего нового. Всё держится на трёх китах — это ваши задачи, визуал и удобство. Если первые два пункта можно закрыть через ресерч в сети и чтение такой вот статьи, то последнее нужно проверять руками.

Агитирую всех и каждого не брать первое попавшееся решение, потратить хотя бы пару дней на сервисы, которые вам приглянулись. Войти, потыкать все вкладки, создать тестовые задачи и затем уже выбрать свой инструмент.

Интересно, чем пользуетесь Вы?