Многие люди живут по течению жизни. Не ставят цели, задачи. Любой день приносит сюрпризы, забирающие у человека единственный невосполнимый ресурс — время. Ведь деньги и даже здоровье всегда можно поправить, но только не время вернуть. И некоторые всё же задумываются: «как же управлять временем и задачами?» И вот покупают книги и посещают всевозможные курсы по этой теме. А результата так и нет. Планирование как не приносило удовольствия, так и не приносит. Хаос был в делах, и остался. Знакомая ситуация?
Это было и у меня. Но в 2015 году передо мною предстала возможность устроиться на работу проектным менеджером. Пять лет я работал чисто в том русле, чтобы себе и другим людям ставить цели, задачи и управлять временем. И за это время перепробовал огромное число методик и инструментов: попробовал ведение дел в бумажном ежедневнике — не зашло, попробовал применять Excel — не зашло, попробовал применять Outlook как задачник — не зашло, попробовал монстра планирования Microsoft Project — не зашло, попробовал Asana — не зашло, попробовал Wrike — не зашло, пробовал Trello — не зашло.
Читал по этой теме книги. Они написаны абсолютно сухим, неинтересным языком. Совершенно не вызывали интереса что-либо планировать. А самое интересное то, о чём в них повествовалось, — это всё мне было знакомо на практике, ведь вся работа моя состояла из планирования.
Может быть это так и продолжалось бы. Но декабрь 2018 года стал для меня поворотным месяцем. Я вышел в отпуск и решил опробовать снова Trello + доску Канбан для планирования своих домашних дел на время отпуска. Запланировал задачи, и испытал огромное удовольствие, как домашние дела пошли в гору. Каждое запланированное дело вызывало радость, когда я заканчивал его. Повторюсь, что ещё в 2015 году использовал Trello, но тогда этот инструмент не зашёл, но не в этот раз...
И в этой статье делюсь опытом, как планировать домашние дела и получать от этого удовольствие. Под домашними делами имею в виду все обстоятельства, которые касаются только тебя: семейные прогулки, походы в театр, саморазвитие, походы в банк, важный разговор с другом и не только. Хотя такой опыт пригодится даже в планировании рабочих дел.
Не пожалей полчаса своего времени на статью, ведь эти 30 минут могут изменить твою жизнь к лучшему: когда выйдешь с течения реки и начнёшь получать кайф от ежедневного планирования своей жизни, и твоя жизнь обретёт краски — даже ярче тех, что есть у тебя сейчас. Желаю удачи!
НЕМНОГО ИСТОРИИ ПРО КАМБАН
Япония. Toyota. Машиностроение. 60-е годы. Японские парни столкнулись с незадачей. Один отдел делал левосторонние зеркала, другой — зеркала для правой стороны. У левых ребят вышло 30 зеркал, а у правых — 10, а автомобилей всего выпущено 15. Получается, у левых излишек, а у правых недостаток. Левые работали за сверхрезультат, но сделали чересчур много (30 зеркал против 15 машин), что не есть хорошо, а правые недоработали, сорвав производство совсем (машин-то 15, а правых зеркал всего 10). Так как необходимое количество правых зеркал не поступило на сборочный конвейер, всё производство пришлось остановить. Оказалось, что никто не знал, сколько автомобилей выпускается в сутки и никто не знал, сколько тот или иной отдел выпускает деталей в сутки.
И у светлых японских умов Тойоты возникла гениальная мысль: повесить обычную доску с бумажными стикерами. Доска состояла из трёх частей — «план», «делаем» и «кончили». Руководство лепило стикер с требуемым числом зеркал в часть «план». Когда отдел принимал заявку, стикер перемещали в «делаем». Гениальность подхода в том, что если отдел выполнил норму, они свой стикер передвигали в «закончили». В жизни это выглядело так: левые произвели нужно число зеркал, и с чувством выполненного долга перемещали свой стикер в «закончили», но тут они видели, что стикер правых до сих пор налеплен в части «делаем». И тогда левые переключались на производство правых зеркал, чтобы помочь правым. В результате выпуск машин ускорился, потому что задержки в поставке деталей прекратились.
Эта система управления задачами получила название Канбан. С японского переводится как «рекламный щит» (看板).
Вообще автомобилестроительные компании внесли огромный вклад в развитии мира: Форд запустил первый в мире конвейер, Даймлер сконструировал бензиновый двигатель, а Тойота придумали доску Канбан.
С ЧЕМ ЕДЯТ КАБАНА... ОЙ, КАНБАН?
Канбан состоит из доски, списков и карточек.
Для домашнего планирования лучше применять самую простую схему: To Do (запланированные задачи) → In Progress (задачи в работе) → Done (завершённые). Ведь из логики, задачу сначала придумываем (To Do), затем исполняем (In Progress), а после завершаем (Done).
Теперь применим знания о Канбане на практике. Для работы с задачами лучше всего подходит сервис Trello.
К слову, YouTube завален целой кучей видеогайдов по работе с Trello, где дилетанты абы как настраивают Trello, но только не под Канбану. Запомни: Trello эффективен лишь тогда, когда Trello настроен под Канбан. Всё остальное это непрофессионализм, несерьёзность и детский сад.
Сейчас настроим Trello под Канбану. Но вначале пройди регистрацию аккаунта в Trello.
СОЗДАЁМ НОВУЮ ДОСКУ
После регистрации ты окажешься на главной странице Trello. Сейчас создадим новую доску, на которую позже разместим задачи. Нажми кнопку создания новой доски.
Имя доски писать не абы как, а строго по шаблону: <номер года — две последние цифры>.<номер месяца>.<номер спринта>. <какое-нибудь креативное название, но обязательно с именем месяца>.
Пока назовём так: «19.2.1 Февральские холода». 19 — год 2019, 2 — февраль, 1 — первый спринт, ну и плюс креативное название.
Небольшая выдержка. С одной доской работаем в течение двух недель, после чего создаём новую доску. Наши две недели — это спринт. Если с одной доской работать больше месяца, задач на ней станет чересчур много и с ними станет неудобно работать. Отсюда по два спринта в каждом месяце.
Затем используя кнопку «Добавить ещё одну колонку», заводим три списка: To Do, In Progress, Done. Списки называем на английском, ведь так сейчас модно.
СОЗДАЁМ НОВУЮ ЗАДАЧУ
Теперь заведём первую карточку-задачу. Задачи всегда описываем конкретно:
• не «поговорить с Андреем про долг», а «позвонить и добиться от Андрея возврата долга»;
• не «прочитать книгу Богатый папа, бедный папа», а «прочитать главу III в книге Богатый папа, бедный папа»
• не «написать статью про трейдинг», а «написать введение и раздел о паттернах для статьи про трейдинг».
Здесь магия проста. Во-первых, поставленная конкретно задача ведёт к конкретному действию. Во-вторых, большого слона дробим на слонят, то есть сложную задачу разделяем на подзадачи (пример последней задачи про написание статьи для трейдинга).
Мы сейчас настраиваем доску, и поэтому первую задачу назовём так: «Закончить настройку доски Канбан по инструкции».
Когда задача появится в списке, щёлкни карандаш, чтобы увидеть настройки задачи:
• «изменить метки» — присваиваем задаче категорию (подробности см. в след. разделе).
• «изменить участников» — назначаем конкретного исполнителя (например, супругу, если доска семейная; если доска одиночная, никого не указываем).
• «переместить» — перемещаем задачу в следующий список (в In Progress).
• «копировать» — создаём клон задачи.
• «изменить срок» — назначаем срок, когда задача должна быть завершена (подробности см. в след. разделе).
• «архивировать» — убираем задачу в архив, то есть в корзину. В реальном мире ненужные бумажные стикеры снимают с доски и кладут в полиэтиленовый файл, чтобы в любое время к ним можно было вернуться, а в Trello эту роль играет архив.
ПРОСТАВЛЯЕМ СРОК
Цели без срока — не цели. Когда нет времени, у человека в голове не выстраивается последовательный план. Время невосполнимый ресурс, и его нужно беречь.
Проставим срок нашей новой задаче «Закончить настройку доски Канбан по инструкции». Выбираем в календаре сегодняшнюю дату и ставим время с запасом в 30 минут. Время началось. Работаем дальше.
Передвигаем задачу в список In Progress, ведь работу над доской мы уже начали.
Анекдот:
Собрались русский (Р), казах (К), чеченец (Ч) и еврей (Е) обсудить тему планирования целей.
Р: Что там планировать? На авось веками жили и не тужили.
К: Не, не слышал. Новый хайп?
Ч: Вах! если цель не идёт к чеченцу, то чеченец идёт к цели.
Е: ...
Спустя месяц. Еврей запускает сервис Trello с бесплатной и платной подпиской, а казах становится инфоцыганом и открывает курсы по Trello.
НАСТРАИВАЕМ МЕТКИ В TRELLO
Чтобы с задачами легче было работать, команда Trello придумали способ отмечать задачи с помощью цветных меток. Но перед этим немного предыстории.
Стивен Кови, автор бестселлера «7 навыков высокоэффективных людей», советует разделить жизнь на шесть сфер, чтобы везде сохранять баланс: занятие физическими упражнениями, жизнь в социуме (отношения и дела с друзьями, соседями, знакомыми, коллегами), работа с духовными упражнениями (религия, медитация или альтернатива), развитие профессиональных навыков, семейные дела, отдых.
Вот и задачи разделим по этим сферам в Trello.
Нажимаем на значок карандаша и выбираем в меню — «изменить метки». Каждой цветной метке присваиваем такие имена: здоровье, социум, религия, развитие, семья, отдых. Либо придумайте свои категории.
Простые примеры разделения задач:
• Оплатить квартплату за февраль 2019; дома розетку починить в комнате дочери, — это к «семье».
• Сделать пробежку по речке Весновка; посетить стоматолога, — к «здоровью».
* Прочитать главы II-V из Евангелия от Луки; суру «Аль-Имран» из Корана; главу IV из Берешит, — к «религии».
• Послушать занятие № 4 из тренинга «Криптореволюция 4.0» от Павла Жуковского; прочитать главу III про достижение целей из книги Ицхака Пинтосевича, — к «развитию».
• Выпить с коллегами пивка в баре «Трахнутая курица»; поехать на рыбалку к реке Пикабушечка, — к «отдыху».
• Помочь Антону Беленко с оформлением договора на авто; выпить с коллегами пивка в баре «Трахнутая курица», — к «социуму».
Про бар «Трахнутая курица». Если ты экстраверт, — это «отдых»; если же интроверт, — это «социум».
НУ И НАПОСЛЕДОК...
Настройка доски Канбан успешно завершена. Теперь выбери красивый фон для доски. Я предпочитаю горы — очень мотивирует.
Теперь задачу «Закончить настройку доски Канбан по инструкции» можешь отметить галочкой как исполненная и передвинуть в список Done.
Когда завершаешь запланированную задачу, испытываешь радость. Когда же все задачи заканчиваешь за день, — это эйфория. Радость возникает благодаря выработке гормона счастья — серотонина. Серотонин выбрасывается в кровь всегда, когда человек делает то, что ему доставляет удовольствие. И поэтому планирование задач и их исполнение начнут приносить огромное удовольствие. Это психология. Это химия.
К завершению статьи предлагаю краткие советы и выводы:
• Обязательно установи мобильное приложение Trello на телефон. Задачи должны быть всегда под рукой.
• Не пытайся планировать задачи на неделю вперёд. Лучше планируй день ото дня. На моей практике так оказалось эффективнее. Когда планировал задачи сразу на неделю, к концу недели многие задачи не успевал выполнить и переносил их на следующую неделю, и законченных выходило 35 задач. При ежедневном планировании к концу недели выходит по 60-70 успешных задач — в два раза больше.
• Планировать день лучше по утрам, ведь не даром утро вечера мудренее.
• С одной доской работаем в течение двух недель, после чего создаём новую доску с номером следующего спринта. Примеры: «19.3.1 Мартовский кот» (с 1 по 14 марта), «19.3.2 Мартовский кот» (с 15 по 31 марта).
• Неначатые задачи (в To Do) из прошлого спринта переносим в новый спринт.
• В списке «In Progress» должна быть только одна задача, на которую устремлён фокус твоего внимания и ты занимаешься ею сейчас.
• В список «To Do» рекомендую вносить не более 10 задач. Человек часто переоценивает свои силы, но в среднем человек совершает в день 5-7 ключевых дел.
• При планировании задачи планируй сразу время её завершения, так сможешь составить реальную картину дел на весь день.
• При работе с Trello на компьютере. Если задач в списке «To Do» слишком много и они не помещаются в экран, тогда в браузере уменьши масштаб до тех пор (через Ctrl+Колёсико мыши), пока все задачи не окажутся на экране. Видеть все задачи — очень важно.
• К задачам можно прикладывать документы и скриншоты.
• Ненужные задачи отправляй в архив, чтобы не стали бельмом в глазу.
Дорогой коллега, как использовать своё время, конечно же, решать тебе. Я просто призываю тебя проснуться и взять свою судьбу под контроль и вести полноценную жизнь, полную удовольствий. Не плыви по течению. Планируй свою жизнь. Стань хозяином своего времени. Действуй!
