Любите ли вы играть в компьютерные игры? Например, в «поиск предметов». На картинке — фрагмент такой игры, где мы должны помогать Шерлоку Холмсу найти вещи в его кабинете.
Найдите карманные часы, бинокль, очки и чернильницу
Правда, увлекательно? Как жаль, что за то не платят денег. Хотя нет, подождите, а если предметы заменить на числа?
Только предметов (чисел на такой картинке) в тысячи раз больше и надо не просто найти нужные, да ещё и сопоставить так, чтобы в голове родилась полезная мысль, которая привела к правильному решению, от которого и появятся деньги.
Ой, что-то долго получается.
На видео герой голливудского фильма, гениальный математик, который увидел одномоментно кучу чисел и … сошёл с ума.
К сожалению (или к счастью?) мы не вымышленные, не профессора математики и уж точно не хотим сходить с ума.
Мы реальные люди, простые предприниматели, которым играть некогда, но приходится ежедневно разгадывать головоломки из цифр, находя в них закономерности и пытаясь на основе сделанных находок.
А есть ли какой-нибудь чит? Секрет, чтобы ррраз и готово. Чтобы задать вопрос и практически тут же, не особо напрягаясь получить ответ.
И я отвечу вам — есть такое чудо. Есть технология, которая уже больше 20 лет присутствует в Excel и добралась до практически всех его заменителей (Google Sheets, в частности).
Это сводные таблицы. Именно они позволяют «увидеть» пару сотен тысяч строк и мгновенно ответить на любой поставленный вопрос. Вот видео про то, с какой скоростью определяется динамика спроса на рюкзаки на основе таблицы из шестисот строк.
30 секунд на таблицу с графиком
Впрочем, если бы строк было 600 тысяч, скорость построения отчёта была бы точно такой же.
Я обязательно расскажу вам о том, как строятся сводные таблицы. Но пока погодите. За всё надо заплатить.
И дело тут не в деньгах. Залог ускорения — автоматизация. Человек — слишком медленное и ненадёжное устройство для обработки информации. А залог автоматизации — стандартизация.
Хотите скорость? Наводите порядок! Если идёшь пешком, дороги не так уж и нужны. Если едешь на велосипеде — подойдёт и тропинка в лесу. Если хочешь мчаться на кабриолете, чтобы волосы назад — нужен автобан.
Не из всякой таблицы можно мгновенно получить ответ на поставленный вопрос. Надо, чтобы в таблице с исходными данными выполнялись хотя бы 2 условия:
1. Водопадная форма
а) Чтобы таблица росла только вниз. Чтобы новое событие или элемент записывались в таблице только в виде строки (не столбца!)
б) Чтобы вся информация о записи находилась в одной строке. Внизу две иллюстрации про это
2. Упорядоченные заголовки
Все современные команды Excel предполагают, что вы работаете с особенными таблицами. У таких таблиц есть обязательный элемент — названия столбцов (мы их будем называть «Заголовки»)
Суперважно, чтобы заголовки легко читались программой. А для этого надо:
чтобы заголовки умещались в одной строке;
чтобы у каждого столбца был заголовок;
чтобы заголовки не повторялись.
Выполнения этих трёх правил достаточно, чтобы компьютер знал, как называется каждый столбец.
Если Вам удалось получить такую таблицу из учётной системы — от Wldberries, OZON-а, 1С или чего-то там, то дальше уже можно приступать к получению ответов на вопросы. А вот как это делать — расскажу в следующей статье.
