Серия «Автоматизация учета»

Производственные спецификации в большой автоматизации становятся значительно сложнее. В них становится больше детализация, добавляются работы, упаковочные материалы, маршруты и т.д. и т.п. Начинают использоваться многопередельные спецификации, которые отражаю производство на нескольких участках. Появляются параметрические спецификации, чтобы их легче было администрировать, особенно если выпускается много однотипной продукции. Появляются версии спецификаций, если спецификация не актуальна, она переводится в архив и не используется. Появляется разделение спецификаций на "стандарт" и "не стандарт", для того чтобы согласование производства для стандартной продукции происходило гораздо быстрее, чем для нестандартной.

В большой автоматизации выпуск фиксируется не тогда, когда клиенту повезли или на склад готовой продукции, а по факту выпуска с линии. В большой автоматизации по прежнему возможно списание сырья по результату ревизии, но эти процедуры происходят гораздо чаще. При фиксировании выпуска обязательно указывается бригада и сотрудник, который участвовал в процессе. Это делается для расчета сдельной части зарплаты и для прослеживания ситуаций связанных с рекламациями.

В большой автоматизации предприятие перестает экспериментировать на клиентах, и создает отдельную службу, которая занимается НИОКР. В производстве эта деятельность создает непропорциональные расходы, которые обязательно нужно выделять и не распределять на общепроизводственные.

В большой автоматизации появляется сотни и тысячи складов с индивидуальной и групповой ответственностью. Это кладовые участков, кладовые цехов, специализированные склады, промежуточные склады, склады сырья и материалов, склады готовой продукции и полуфабрикатов, склады оснастки и т.д. и т.п. Между этими складами будут тысячи корреспонденций, на каждой из которых может случиться нестандартная ситуация. Должен быть организован документооборот, электронный или бумажный, который будет делать каждую ситуацию материальной ответственности максимально прозрачной.

В большой автоматизации возникают вопросы автоматизации качества. Начиная с входного анализа сырья и материалов и заканчивая обработкой рекламационных претензий. В производственных процессах основная роль службы качества это технический контроль на всей цепочке производства. Работа технического контроля заключается в сравнении характеристик образцов с ожидаемыми значениями. В большой автоматизации этот процесс обязательно должен оставлять след в учетной системе. Дополнительно служба качества может участвовать в инициировании процессов восстановления ТМЦ. Пример ситуации, сырье намокло, и его нельзя использовать, но можно просушить, и тогда использовать. Тоже самое относится, например к жидкостям, спиртам, которые после цикла производства проходят процесс регенерации и повторно отправляются на цикл производства.

В большой автоматизации начинается серьезное планирование производства. Когда в малой автоматизации до 10 единиц оборудования, затраты на переналадку минимальны, эту задачу можно решить в уме. Но когда на производстве сотни станков, когда есть сложные процессы производства, например созревание между этапами производства, когда переналадка оборудования стоит больше чем заказы клиентов, тогда это становится серьезной задачей. Чтобы решать эти задачи, нужно хорошо понимать математику и программирование, уметь использовать специализированные библиотеки. Любое более менее сложное планирование, это уже NP-hard задача, которую можно решить только с помощью фантастической смекалки и полной адаптации под ситуацию.

Большая автоматизация, это большое количество оборудования, зданий, инженерных систем, которые нужно сопровождать. У каждого оборудования, у каждой запчасти есть какой то ресурс. Ремонт от инцидентов может очень дорого обходиться предприятию. Должна быть налажена работа по упреждению сбоев и отказов оборудования. Решение этих задач обычно происходит в системах типа ТОиР. В этом процессе может также участвовать система работы с датчиками, на подобии SCADA. При высокой загруженности оборудования неизбежно возникает вопрос контроля простоев оборудования.

Вместо эпилога.

Забыл в предыдущей части про закупки сказать, что в большой автоматизации масса различных консолидаций. Консолидация по менеджерам, консолидация по поставщикам, консолидация по подразделениям, консолидация бюджетов закупок и т.д. и т.п. В малой автоматизации такого почти нет.

Спасибо за плюсы в прошлой части, не ожидал такого интереса. Постараюсь продолжать писать по этой теме. На очереди финансы или маркетинг.

Далее мы не можем просто взять и заказать товар у поставщика. Мы должны провести мини-тендер. Если сумма не большая процедура тендера носит уведомительный характер. Если сумма большая, то такую закупку нужно согласовывать с приличным кругом подписантов. Такая процедура согласования абсолютно уникальна для каждого предприятия. И если нужно отражение этого процесса в УС, обычно это дорабатывается.

Кроме процедуры тендера, все документы закупки имеют свои процессы согласования. Например, документ типа "заказ подразделения" нужно согласовать со всей цепочкой руководителей и отделом закупок. Руководство должно подтвердить необходимость закупки, а отдел закупок должен подтвердить возможность закупки. Документ типа "заказ поставщику" нужно согласовать с подразделением, т.к. поставщик может скорректировать дату поставки и количество товара кратно упаковкам.

Если закупка ВЭД, то должен быть контроль суммы сделки. Если не пользуемся услугами таможенных брокеров, то получаем необходимость полного учета работы с ГТД. А это масса нюансов по очистке товара: пошлины, акцизы, сборы и т.д. и т.п. Если ещё есть таможенный склад, то это ещё масса нюансов.

В малой автоматизации посерийный учет сырья встречается очень редко. И обычно серия ассоциируется с документом поступления. В крупной автоматизации серия это обычно лот. Лот не равен документу поступления, в одном поступлении может быть один или несколько лотов. Поставщики сопровождают сырьё сертификатами, но лотов в документации обычно нет. В этой ситуации узнать лот можно только по факту прихода сырья, изучая бирки.

Далее, когда сырье пришло, его нельзя сразу отдавать в производство. Потому что обычно должен быть входной контроль сырья. Эту процедуру обычно делает некая служба контроля качества. Учет этого процесса в типовых УС обычно отсутствует, но есть специализированное ПО.

Когда закупается товар с другого конца света есть такая экзотика, как кредит-нота. Применяется она, если поставщик признал поставку брака, но оформлять доставку брака экономически не целесообразно. И тогда происходит некоторый взаимозачет между покупателем и продавцом.

Учет товара в пути, Инкотермс в малой автоматизации почти отсутствует, приход товара обычно фиксируется по факту поступления. В крупной автоматизации нужно учитывать время перехода права собственности на товар, т.к. от этого зависят условия платежа. Т.е. например, нам Китай отгружает товар с завода (франко завод, EXW), с отсрочкой платежа 1 месяц. А товар в пути будет 2 месяца. Т.е. грубо для нас это будет предоплата, мы должны заплатить за товар, когда его ещё не видим. А для поставщика это постоплата, такой вот ВЭД каламбур.

Учет аналогов номенклатуры в малой автоматизации обычно происходит в ручном режиме. Сезон поменялся, вручную поменяли рецептуру, закупаем новое сырье. В большой автоматизации это сопровождается массой согласований и нюансов. Например, у нас есть 10 аналогов, подразделение заказывает номенклатуру из этого списка. И закупщик должен найти самую лучшую цену не на эту номенклатуру, а на весь список аналогов.

И все эти описанные процессы в крупной автоматизации обычно регламентируются массой внутренних документов, которых в малой автоматизации нет. Да, эта масса документов может быть не актуальна, не учитывать особенности УС, но её при автоматизации нужно учитывать.

Вместо эпилога.

Хотел затронуть все разделы учета, но получилось уже много текста. Если тема будет интересна, продолжу рассказывать про остальные виды оперативного учета: продажи, склад, производство, казначейство, бюджетирование.

Закупки

Блок "Закупки" - это моя боль. Я автоматизировал закупки на десятках предприятий от Калининграда до Владивостока. Я настраивал 1С так, что 1 закупщик управлялся с миллионным ассортиментом товаров. Я внедрял искусственный интеллект в планировании закупок, когда это ещё не было мейнстримом. Но здесь, я хлебнул горя, предыдущие закупки были "детским садом". Это была моя первая задача, когда я сюда пришел. И сейчас, спустя 2 года, я звоню подрядчику, и говорю "нужно подхватить, первые 90% задачи выполнено, нужно остальные 90% сделать".

Начинаю подрядчику рассказывать границы нашего блока "Закупки". Ему нужно собрать команду для ввода в проект. Часть его команды уже работает над другим блоком, но это лишь немного облегчает их погружение в вопрос.

Первым вспоминается таможенное оформление. Мы почти не пользуемся услугами брокеров, работу с ГТД осуществляют внутренние сотрудники. От 1С:ЕРП не требуется расчет всех таможенных платежей, это делается в Альте, обмен тоже не требуется. В 1С нужна поддержка кодов ТН ВЭД, и возможность закинуть в таможню денег за очистку товара, и базовая работа с ГТД, в т.ч. предварительная. Так как производство позаказное, нам нужно потом эти таможенные платежи учесть в себестоимости заказов, на которые пойдет сырье, товары и т.д. Обращаю внимание, что таможенные платежи имеют свою процедуру согласования, которая должна быть в 1С:ЕРП. Подразумевается, что сотрудники таможенного оформления видят только свои документы и свои платежи. Т.е. заказ поставщика приходит к ним только после определенных действий менеджера по закупкам, а не сразу все и всех статусов.

Далее, из не стандартного, в блок "Закупки" мы частично включаем блок "Казначейство". Менеджеры по закупкам контролируют взаиморасчеты, и им нужно фиксировать статус оплаты. А учитывая, что у них условий оплаты больше чем атомов во вселенной, важно соизмерять текущие платежи с существующими лимитами. Да, тут невзначай появляется блок "Бюджетирование". Любое подразделение живет в рамках своего бюджета, вообще-то бюджетов много, они меняются каждый месяц, их можно переносить, но это другая история. Нужно, чтобы казначей при согласовании платежа мог сверить его с лимитами и условиями договора. У нас не стоит вопрос красивых графиков платежей, прогнозирования кассовых разрывов и другой постной казначейской залупы. Важен контроль, ну или хотя бы его ощущение. А, ещё, перед платежом канцелярия должна где-то поставить пометку, что оригиналы договора лежат в нашем архиве, иначе платеж пролетает. Так же, на казначейство ложится работа по оформлению документов при закупке услуг, т.к. отдел закупок тут не участвует, а у заказывающего подразделения нет прав до конца доводить цепочку документов инициирующих оплату.

Так как мы активные участники ВЭД, у нас даже есть свой склад таможенного контроля, зря вспомнил, хотел в конце проекта сказать. Для нас здорово было бы учитывать нечто, что называется "Инкотермс". А то получается, мы покупаем товар с постоплатой 30 дней, товар приходит к нам спустя 45 дней, бухгалтерия его приходует день в день, казначейство отсчитывает в календаре дату платежа, а поставщик уже красный угрожает судом, что мы задерживаем ему оплату.

Вдох, выдох, передохнуть, пауза, ну 10% я думаю уже рассказал. Поехали дальше.

Ещё мы решили поменять схему оформления приходных документов. Сейчас и приходную накладную и приходный ордер оформляет кладовщик. Нужно это изменить, приходную накладную нужно оформить в момент перехода ответственности за груз, даже есть груз только выехал из ворот производителя в Чили. Делать это должны теперь менеджеры, мы приказ выпустим, в глубине души они вас будут проклинать за эти изменения, но ничего страшного.

Все эти заказы поставщикам, заказы подразделений нужно каждый согласовывать через семь кругов ада. Начальник подразделения должен подтвердить, что подчиненный не ошибся. Начальник дирекции должен подтвердить необходимость закупки. Безопасность должна подтвердить отсутствие злого умысла и благонадежность поставщика. Менеджер по закупкам должен подтвердить, что он может купить эту залупу. Поставщик должен подтвердить срок и размер упаковки. Инициатор закупки должен подтвердить, что его устраивает корректировка сроков и количества. Технолог должен подтвердить что аналог соответствует спецификации. Казначейство должно подтвердить соответствие условиям договора. Этих я сразу вспомнил, но там ещё минимум столько же участвующих, которых я не вспомнил. Мы начали натягивать это через 1С:Документооборот, вроде работает, но я бы ещё 500 раз это проверил.

Да, мы же не хотим одному поставщику скидывать миллион заказов. Нам нужно их консолидировать. Как консолидировать если у номенклатуры нет основного поставщика? Нужно разобраться, смотрите историю закупок этого и аналогичных товаров. Нет истории в 1С:ЕРП? Возьмите из ОраклЕРП. Я вам сейчас покажу коннектор, оракл запрос вам сделают, не бойтесь.

Ещё у нас есть лаборатория, которая участвует во входном контроле сырья. Мы это тоже включили в блок "Закупки". Просто товар от поставщика приходит не совсем на склад. Теоретически он попадает в лабораторию, они его блокируют, проводят анализы. И когда у них нет вопросов к товару, они его разблокируют и его могут брать в производство. Там часть лаборатории по одной площадке уже автоматизирована, нужно посмотреть как они работают.

Есть у нас такая экзотическая вещь, называется "креди нота". Не знаете? Я тоже не знал, сейчас расскажу. Это когда мы за три девять земель привезли товар, а он оказался бракованным, и поставщик признал это. Везти его обратно экономически не выгодно, это может быть дороже стоимости самого товара. И тогда мы "утилизируем" товар, а поставщик нам компенсирует наши затраты. Но там есть нюансы, вы понимаете, не будем углубляться, нужно вообщем как то это учитывать в 1С ЕРП, подробнее узнаете у менеджеров.

Ещё есть такая замечательная вещь как валютный контроль импортных сделок. Мы декларируем финансовый поток по сделке в контролирующих органах, и было бы здорово, чтобы 1С:ЕРП выводил красный флажок, если есть риск превышения заявленного лимита. А то очень не хочется в разгар сезона разбираться с заблокированными счетами.

Пока мы внедрялись появились новые хотелки, например, это автоматические закупки. Сейчас это простыня на сотни киллометров в excel, в которой разбирается только один человек. Вам тоже нужно в этом разобраться. Что за значит 30 коэффициентов у каждого товара? Не знаю, но это как то работает, возможно вы найдете ответ в тонне технической документации. Мы ведь ИСО 9001, а это не хухры мухры. Да, кстати, excel хорошая вещь, каждый сотрудник до 50% своего учета ведет именно в excel, несмотря на то, что у нас есть единая ЕРП система.

Это я по верхам рассказал, остальные 70% расскажут пользователи, если вы их сможете разговорить, и в конце проекта, при запуске, вы уже точно всё будете знать, если доживете.

П.С.: Все события вымышлены, совпадения случайны. Будет много плюсов, напишу ещё про автоматизацию.